Jam kerja karyawan memiliki jenis dan aturannya. Setiap perusahaan akan menetapkan jadwal kerja karyawan untuk masing masing karyawannya sesuai dengan kebijakan perusahaan tersebut.
Menurut Undang-Undang, perusahaan memiliki aturan jam kerja 40 jam per minggu. Umumnya banyak perusahaan yang menerapkan waktu kerja tetap seperti 8-5 work hours (masuk jam 8 – pulang jam 5).
Namun ada pula perusahaan yang menerapkan jam kerja shift. Perusahaan atau industri kerja seperti ini biasanya mengharuskan beroperasional selama 24 jam contohnya pada sektor pelayanan kesehatan dan industri pariwisata.
Perusahaan yang menerapkan shift kerja haruslah memiliki penjadwalan kerja yang baik agar para karyawan memiliki porsi waktu kerja yang cukup dan tidak saling bertabrakan.
Untuk itu dalam artikel ini akan membahas tips membuat jadwal kerja karyawan yang baik dan efisien. Simak terus artikel dibawah ini.
Tujuan Jadwal Kerja Karyawan
Jadwal kerja karyawan adalah dokumen atau file yang berisi data jam masuk dan jam keluar karyawan untuk mencatat dan menghitung jumlah jam kerja karyawan.
Jadwal kerja karyawan berfungsi untuk mengoptimalisasi operasional perusahaan menciptakan suatu struktur waktu yang memungkinkan berbagai kegiatan dan tugas dapat dilaksanakan secara efektif. Terlebih jika perusahaan memiliki anggota yang cukup banyak.
Berikut beberapa tujuan dibentuknya jadwal kerja karyawan:
- Membuat waktu kerja menjadi efisien.
- Beban pekerjaan didistribusikan secara merata di antara karyawan.
- Jadwal kerja membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia secara efisien.
- Membantu karyawan menjaga keseimbangan work-life balance dengan teraturnya shift kerja.
Menyusun jadwal kerja memiliki tujuan yang baik untuk perusahaan. Maka dari itu jadwal kerja karyawan yang dibuat harus baik dan efisien.
Sebelum masuk ke dalam tips membuat jadwal kerja karyawan, mari kita lihat fungsi membuat jadwal kerja karyawan.
Fungsi Jadwal Kerja Karyawan
Fungsi utama dalam membuat jadwal kerja karyawan adalah untuk membantu merencanakan dan mengorganisasi waktu kerja karyawan agar sesuai dengan kebutuhan operasional.
Penjadwalan karyawan dilakukan untuk menghindari tumpang tindih antar jadwal kerja karyawan sehingga operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
Selain itu dengan adanya penjadwalan karyawan membantu memastikan jam kerja dalam perusahaan bekerja dengan optimal tanpa membebani karyawan.
Karyawan juga bisa mendapat beban kerja yang sesuai tidak berlebih dengan jadwal kerja karyawan yang efektif dan tepat.
Inilah 7 Tips Membuat Jadwal Kerja Karyawan
Menyusun jadwal karyawan dengan haruslah dibuat dengan tepat dan sesuai dengan kebijakan atau peraturan yang berlaku untuk mencegah tumpang tindih antarjadwal. Berikut adalah tips membuat jadwal kerja karyawan yang dapat membantu anda dalam proses penjadwalan.
Menyesuaikan shift dengan kebutuhan perusahaan
Untuk membuat jadwal kerja karyawan harus melihat kebutuhan perusahaan. Perusahaan harus menentukan jenis jadwal yang diperlukan dan jumlah shift yang akan digunakan.
Jadwal kerja atau shift sendiri umumnya terdiri dari dua jenis model yaitu model permanen dan model rotasi.
Selain itu juga harus melihat banyaknya karyawan dan jam operasional perusahaan yang berlaku.
Memahami kompetensi dan kondisi karyawan
Menyusun jadwal karyawan juga memerlukan pertimbangan terhadap kompetensi dan kondisi karyawan. Perusahaan perlu memiliki pemahaman mendalam mengenai kompetensi dan kondisi karyawan untuk menempatkan mereka dengan tepat dalam shift yang berlaku.
Pemahaman terhadap karyawan tidak hanya mencakup aspek personal mereka, tetapi juga melibatkan pemahaman terhadap jalannya bisnis dalam perusahaan.
Dengan memahami bagaimana operasional bisnis berjalan, perusahaan dapat menempatkan setiap karyawan dengan tepat dan pada waktu yang paling strategis dan efektif.
Menetapkan waktu kerja yang sesuai
Dalam membuat jadwal kerja yang baik harusnya memperhatikan waktu kerja karyawan yang ideal. Ini membantu karyawan memiliki waktu kerja yang seimbang dan tidak overtime ataupun kurang.
Dengan menetapkan waktu yang adil untuk setiap karyawan menumbuhkan lingkungan kerja yang positif dan mempertahankan produktivitas karyawan.
Maka dari itu lamanya waktu kerja untuk setiap shift harus dihitung dengan cermat. Biasanya perusahaan menerapkan waktu 8 jam kerja untuk satu shift tetap. Berbeda lagi dengan perusahaan yang menentukan 2 – 3 shift per hari.
Maka dari itu harus dipertimbangkan keseluruhan jadwal karyawan untuk meminimalisir bentrok antar jadwal.
Menentukan tim kerja
Selanjutnya dalam membuat jadwal kerja karyawan, perusahaan bisa menentukan tim atau kelompok kerja di setiap shiftnya. Penentuan tim kerja dibuat agar pembagian karyawan setiap shiftnya rata dan adil.
Biasanya untuk menentukan tim kerja menyesuaikan dengan operasional shift setiap perusahaan. Jika perusahaan beroperasi selama 24 jam maka akan ada tiga tim kerja.
Sedangkan bagi perusahaan dengan jam operasional pagi sampai sore, biasanya membagi shift karyawan dalam dua tim kerja.
Memperhatikan peraturan dan Undang-Undang
Tips membuat jadwal kerja selanjutnya yaitu perusahaan dapat berpedoman pada peraturan dan Undang-Undang yang berlaku seperti UU Ketenagakerjaan.
Dalam membuat jadwal kerja, perusahaan harus melakukan secara adil dan tepat agar tidak mempekerjakan karyawan terlalu berat dan memangkas hak karyawan tersebut.
Maka dari itu hendaknya mengacu pada UU Ketenagakerjaan dalam membuat jadwal kerja karena di dalamnya mencangkup pengaturan jam kerja untuk memastikan karyawan dapat bekerja secara optimal.
Selain itu, Undang-Undang juga menjamin hak karyawan untuk menerima upah yang sesuai dengan jam kerja yang mereka lakukan.
Menyusun jadwal dengan keterangan yang jelas
Selanjutnya dalam membuat jadwal kerja haruslah memiliki keterangan yang jelas. Mulai dari nama karyawan, posisi, hingga waktu kerja.
Jadwal kerja juga sebisa mungkin dibentuk secara sederhana dan mudah dipahami oleh setiap karyawan.
Nama karyawan berikut posisinya harus tertera jelas di jadwal kerja untuk meminimalisir adanya kebingungan dan tumpang tindih antar karyawan.
Tidak lupa untuk mencantumkan hari kerja, waktu kerja serta durasi kerja secara jelas agar tidak membingungkan karyawan saat melihatnya.
Memakai HRIS untuk mengatur jadwal kerja
Tips selanjutnya, untuk mempermudah anda dalam membuat jadwal kerja karyawan, anda bisa menggunakan software HRIS untuk membuat jadwal kerja karyawan. Software atau Aplikasi HRIS umumnya digunakan oleh HRD untuk memudahkan tugas administrasi, termasuk penjadwalan.
Salah satu pilihan software HRIS yang bisa digunakan Fortius HRIS yang memiliki fitur Schedule.
Schedule dari Fortius HRIS memberikan kemudahan dalam membuat, mengatur dan mengubah jadwal kerja karyawan secara otomatis sesuai kebutuhan perusahaan.
Dengan menggunakan Fortius HRIS, Anda bisa mengatur jadwal secara monthly, biweekly, weekly, dan daily tergantung kebutuhan perusahaan, dan dapat dengan mudah untuk mengubah jadwal shift yang sudah dibuat melalui satu aplikasi yang terintegrasi.
Agar shift tidak terlewat Schedule Fortius HRIS dilengkapi shift reminder sebagai pengingat otomatis shift yang akan berjalan.
Jadi, anda bisa membuat dan mengatur jadwal kerja karyawan dengan cepat, mudah dan efisien tanpa takut ada jadwal yang bentrok. Sehingga Fortius HRIS bisa menjadi solusi bagi anda dalam membuat dan mengatur jadwal kerja karyawan.
Kesimpulan
Jadwal kerja karyawan dibentuk untuk mengoptimalisasi operasional perusahaan dan mengatur segala kegiatan karyawan agar jadi lebih efektif dan tidak tumpang tindih.
Maka dari itu diperlukan tips membuat jadwal kerja karyawan. Membuat dan mengatur jadwal kerja memerlukan penyesuaian shift dengan kebutuhan perusahaan, memahami kondisi dan kompetensi karyawan, mengatur tim kerja agar shift rata, dan selaras dengan peraturan undang-undang.
Jadwal kerja karyawan sebaiknya dibuat sederhana dan jelas agar meminimalisir kebingungan kepada karyawan, hal ini bisa memanfaatkan sistem penjadwalan otomatis.
Fortius HRIS memiliki Modul Schedule yang bertujuan untuk mengatur, mengelola dan menjadwalkan shift kerja karyawan sesuai kebijakan perusahaan secara otomatis dan efektif.
Kunjungi Fortius HRIS untuk informasi selengkapnya.
Semoga artikel tips membuat jadwal kerja karyawan dapat memberikan insight baru dalam membuat jadwal yang efektif. Stay updated dengan artikel yang insightful lainnya di Blog Fortius HRIS!
