Fortius HRIS

HELP

User Guide

Settings

Settings digunakan HR untuk mengatur sistem HRIS berdasarkan SOP perusahaan. Berikut tampilan awal dari menu Settings yang terdiri dari sub-sub menu: Company Profile, Attendance, Leave, Data Import, dan Payroll.

tampilan settings di dashboard Fortius HRIS

Company Info

  • Klik Company Info, Anda akan diarahkan ke laman baru untuk mengatur informasi dasar perusahaan.
tampilan settings Fortius HRIS - company info
  1. Pilih dan klik nama negara tempat dimana perusahaan berada di kolom Country.
  2. Masukkan nama perusahaan di kolom Company Name.
  3. Input nomor telepon perusahaan di kolom Company Phone Number.
  4. Pada kolom Time Zone, pilih dan klik zona waktu dimana perusahaan berada.
  5. Input nomor registrasi perusahaan di bagian Company Registration Number.
  6. Di kolom Company Admin Email, masukkan alamat email perusahaan.
  • Klik Bank Details, Anda akan diarahkan ke laman baru untuk mengatur informasi rekening bank perusahaan.
tampilan settings Fortius HRIS - bank details

1. Klik Add di pojok kanan atas untuk meng-input nomor rekening baru.

2. Masukkan detail rekening bank yang dibutuhkan:

  • Bank Name → pilih dan klik nama bank.
  • Bank Account Holder Name → masukkan nama pemilik/atas nama rekening.
  • Bank Account Number → input nomor rekening bank.
  • Swift Code → input kode SWIFT atau BIC dari bank.
  • Branch Name → masukkan nama kantor cabang pembukaan rekening.
  • Klik Save untuk menyimpan nomor rekening.
tampilan settings Fortius HRIS - add bank details

3. Klik ikon          untuk mengedit nomor rekening, klik ikon           untuk menghapus.

  • Klik Locations, Anda akan diarahkan ke laman baru untuk mengatur alamat kantor/area kerja untuk penugasan karyawan.

1. Klik Add di pojok kanan atas untuk menambahkan alamat baru.

2. Masukkan detail lokasi yang dibutuhkan pada pop-up Add Locations.

  • Name → masukkan nama tempat/kantor perusahaan.
  • Description → tuliskan deskripsisingkat mengenai kantor/area kerja.
  • Check-in Location → pilih dan klik lokasi yang ingin ditentukan sebagai titik Check-in.
  • Pilih dan klik nama karyawan yang akan ditugaskan di lokasi kerja tersebut di kolom Employee.
  • Masukkan lokasi di kolom Address.
  • Input radius lokasi dalam meter di kolom Radius sehingga karyawan dapat melakukan check-in selama masih dalam radius

3. Klik Save untuk menyimpan.

  • Klik Department, Anda akan diarahkan ke laman baru untuk mengatur departemen dalam organisasi perusahaan.
tampilan settings Fortius HRIS - departements
  1. Klik Add untuk menambahkan departemen.
  2. Pada pop-up Add Department, masukkan nama departemen dalam kolom. Department Name, ketik deskripsi departemen dalam kolom Description.
  3. Klik Save.
  • Klik ikon untuk mengedit departemen, klik ikon untuk menghapus.

Attendance

  • Klik Schedule – Work Schedule, Anda akan diarahkan ke laman baru untuk mengatur jadwal kerja karyawan.
tampilan settings Fortius HRIS - attendance
  1. Klik Add untuk menambahkan shift kerja.
  2. Pada pop-up Add Schedule, masukkan informasi jadwal/shift kerja.
  3. Name → Nama jadwal.
  4. Work Type → Pilih dan klik tipe pekerjaan.
  5. Pada bagian Working Days, centang hari yang dijadwalkan. Input jam mulai pada kolom Start Time dan jam selesai pada kolom End Time.
  6. Centang Half Day jika jadwal kerja setengah hari.
  7. Klik Save untuk menyimpan.
  8. Klik ikon          untuk mengedit jadwal, klik ikon        untuk menghapus.
  • Klik Time – Check in, akan muncul pop-up Check-in Policy.
  1. Early Check-in → input jumlah menit kehadiran yang dapat dikategorikan “Datang Awal” (Early Check-in).
  2. Late Check-in → input jumlah menit kehadiran yang dapat dikategorikan “Datang Terlambat” (Late Check-in).
tampilan settings Fortius HRIS - check in policy
  • Klik Time – Check out, akan muncul pop-up Check-out Policy.
  1. Early Check-out → input jumlah menit kehadiran yang dapat dikategorikan “Pulang Awal” (Early Check-out).
  2. Late Check-out → input jumlah menit kehadiran yang dapat dikategorikan “Pulang Terlambat” (Late Check-out).
tampilan settings Fortius HRIS - check out policy
  • Klik Device-Face Recognition

Leave

  • Klik Leave Settings – Leave Type,  Anda akan diarahkan ke laman baru untuk mengatur tipe cuti karyawan.
tampilan settings Fortius HRIS - leave type
tampilan settings Fortius HRIS - add leave type

1. Klik Add untuk menambahkan jenis cuti.

2. Pada pop-up Add Leave Type, masukkan informasi jenis cuti.

  • Leave Name → masukkan jenis cuti.
  • Days → input jumlah hari cuti.
  • Applicable for → pilih dan klik tipe karyawan.
  • Name → pilih dan klik nama karyawan.
  • Reset Cycle
  • Duration → Centang durasi cuti: satu hari penuh (Full Day Leave), setengah hari (Half Day Leave), cuti per jam (Hourly Leave).
  • Leave Type → pilih tipe cuti: cuti dibayar (Paid) atau cuti tidak dibayar (Unpaid Leave).
  • Document Attachment → tentukan apakah dokumen terkait cuti perlu dilampirkan: wajib (Mandatory) atau tidak wajib (Non Mandatory).
  • Add Remarks → tentukan apakah karyawan perlu memberikan catatan atau keterangan cuti: wajib (Mandatory) atau tidak wajib (Non Mandatory).
  • Add Remarks  → pilih warna untuk menandakan jenis cuti.

3. Klik Advance Settings untuk pengaturan lanjutan bila diperlukan.

4. Pada pop-up Advance Settings, masukkan informasi jenis cuti.

  • Approval Time → masukkan durasi maksimal untuk supervisor/manager menyetujui pengajuan cuti.
  • Maximum Leave to be Taken→ input jumlah maksimal berapa hari cuti yang dapat diambil.
  • Past Day Leave → tentukan apakah cuti bisa diajukan untuk hari yang sudah berlalu (backdated)
  • Probation → pilih dan klik apakah cuti diberikan secara Prorate (pro rata) atau Not Prorate (non pro rata).
  • Mid Year  →
  • Pada bagian Notify, centang nama karyawan yang ingin dikirimkan notifikasi mengenai pengaturan cuti.
  • Klik Save untuk menyimpan. Klik Cancel untuk membatalkan input.
tampilan settings Fortius HRIS - advance settings
  • Klik Leave SettingsHoliday,  Anda akan diarahkan ke laman baru untuk mengatur kalender hari libur nasional. Terdapat dua tab: a) Calendar untuk melihat hari libur dalam bentuk kalender dan b) List, untuk melihat hari libur dalam bentuk daftar.
tampilan settings Fortius HRIS - calendar
tampilan settings Fortius HRIS - holiday

1. Klik tombol Add untuk menambahkan hari libur.

2. Pada pop-up Add Holiday, masukkan informasi yang dibutuhkan.

  • Name → masukkan nama hari libur.
  • Date → input tanggal mulai dan tanggal berakhir libur.
  • Holiday Type → pilih dan klik tipe liburan antara libur dibayar atau Paid atau Unpaid (libur tidak dibayar perusahaan).
  • Klik Save untuk menyimpan. Calendar dan List otomatis akan menampilkan hari libur yang Anda input.
tampilan settings Fortius HRIS - add holiday

Data Import

Pada menu ini, ada tiga jenis data yang Anda dapat unggah dan unduh yaitu:

  • Attendance, Anda dapat mengunduh riwayat kehadiran karyawan atau mengunggah data kehadiran karyawan yang telah Anda buat sebelumnya secara manual dengan klik Import Attendance History.
  • Leave, Anda dapat mengunduh riwayat cuti karyawan atau mengunggah data cuti karyawan yang telah Anda buat sebelumnya secara manual. Menu leave ini terdiri dari dua fungsi:
  • Import Leave Balance → data saldo cuti karyawan.
  • Import Leave History → data riwayat cuti karyawan.
  • Employees, Anda dapat mengunduh data kepegawaian atau mengunggah data kepegawaian yang telah Anda buat sebelumnya secara manual.

Mengunduh dan mengunggah data

  • Klik sub-menu data yang Anda ingin pilih. Misal, klik sub-menu Import Attendance Historyyang berada di menu Attendance.
  • Anda akan diarahkan ke pop-up Import Attendance History sebagai berikut.
  • Klik ikon  untuk mengunduh data kehadiran.
  • Klik ikon jika Anda ingin mengunggah data kehadiran dari file Anda.
tampilan settings Fortius HRIS - import attendance history

Perhatikan: pengunggahan data atau Upload  akan menimpa (overwrite) data yang sudah ada sebelumnya. Jika Anda ingin mengunggah data dari file Anda dan tetap menyimpan data yang sudah ada di sistem, silakan jalankan fungsi Download terlebih dahulu untuk mengunduh data.

Payroll

Gunakan menu ini untuk membuat pengaturan hal-hal yang terkait dengan penggajian karyawan.

  • Klik Default – BPJS,  Anda akan diarahkan ke pop-up pengaturan ketentuan BPJS. Pilih dan klik pengaturan yang sesuai dengan perusahaan Anda.
tampilan settings Fortius HRIS - payroll bpjs
  • UMP → Pilih provinsi dimana perusahaan berada untuk menyesuaikan besaran Upah Minimum Provinsi.
  • → Pilih apakah JKM (jaminan kematian) ditanggung oleh pihak perusahaan (By Company) atau…..[1] 
  • Default JKK Setting → Pilih persentase iuran JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja)
  • Default BPJS Kesehatan Setting → Pilih apakah premi BPJS Kesehatan ditanggung oleh pihak perusahaan atau pribadi karyawan.
  • Default JHT Setting →  Pilih apakah iuran JHT (Jaminan Hari Tua) ditanggung oleh pihak perusahaan atau….
  • Default JP Setting →  Pilih apakah iuran JP (Jaminan Pensiun) ditanggung oleh pihak perusahaan atau…

Government

Menu ini digunakan untuk mengatur imbalan yang didapatkan karyawan di luar penggajian seperti bonus, tunjangan dan uang pisah.

  • Klik Bonus, Anda akan diarahkan ke halaman Bonus sebagai berikut.
tampilan settings Fortius HRIS - payroll government
  1. Klik Add untuk membuat pengaturan bonus baru. Klik ikon  untuk mengedit peraturan bonus yang sudah ada, klik untuk menghapus, klik ikon untuk melihat kembali.
  2. Setelah klik Add, Anda akan diarahkan ke halaman Add Bonus Type. Isi informasi yang dibutuhkan:
tampilan settings Fortius HRIS - payroll bonus type
  • New employee can get bonus after → Input berapa hari atau bulan yang disyaratkan untuk pegawai baru mendapatkan bonus di kolom. Pilih satuan waktu hari (Days) atau bulan (Month).
  • Bonus component → Centang komponen bonus: Salary (gaji), Half Day Leave (cuti setengah hari), Tunjangan Makan, atau Tunjangan Pulsa.
  • Prorate: For employee who have joined → Tentukan berapa lama (hari/bulan) bonus diberikan secara prorata bagi karyawan.
  • Multiple bonus by → Input besaran berapa kali bonus yang akan dibayarkan.
  • Klik Save untuk menyimpan.
tampilan settings Fortius HRIS - payroll compensation
tampilan settings Fortius HRIS - payroll compensation

• Klik Compensation untuk mengatur kompensasi yang diberikan perusahaan untuk hal-hal yang sifatnya insidental dan menambah waktu jam kerja di luar jam kerja yang seharusnya, misalnya lembur atau masuk kerja di akhir pekan. Anda akan diarahkan ke pop up  Compensation sebagai berikut. Isi kolom-kolom yang dibutuhkan:

  1. Type → Pilih tipe kompensasi yang akan diberikan:
  2. Amount, yaitu dalam bentuk uang.
  3. Select Off in Lieu Component → Centang komponen apa saja yang dapat dimasukkan dalam kompensasi. Anda bisa memilih lebih dari satu komponen.
  4. Klik Save untuk menyimpan.

• Klik Resign untuk mengatur uang pisah karyawan. Berikut tampilan Resign.

tampilan settings Fortius HRIS - payroll resign

Company Policy

Pada menu ini, Anda dapat mengatur ketentuan tunjangan, benefit yang didapat karyawan dan potongan yang dibebankan pada karyawan berdasarkan peraturan perusahaan.

  • Klik Allowance untuk mengatur ketentuan tunjangan karyawan. Anda akan masuk ke laman Allowance seperti berikut.
tampilan settings Fortius HRIS - company policy
  1. Klik Add untuk membuat pengaturan tunjangan yang baru. Klik ikon  untuk mengedit peraturan bonus yang sudah ada, klik untuk menghapus, klik ikon untuk melihat kembali.
  2. Pada halaman Add Allowance, isi keterangan pada form yang tersedia:
tampilan settings Fortius HRIS - payroll allowance
  • Allowance Name → ketikkan nama tunjangan yang akan ditambahkan.
  • Proration → klik dan pilih apakah tunjangan akan diberikan secara prorata atau non prorata.
  • Amount → masukkan besaran tunjangan yang akan diberikan.
  • Tax → klik dan pilih apakah tunjangan yang diberikan akan dikenai pajak atau tidak dikenai pajak.
  • Frequency → klik dan pilih frekuensi pemberian tunjangan.
  • Applicable for → klik dan pilih karyawan yang akan diberikan tunjangan: All Employees (semua karyawan) atau Selected Employees (karyawan yang dipilih). Jika Anda memilih Selected Employees, akan muncul daftar centang nama karyawan.  Centang nama karyawan yang akan diberikan tunjangan.

• Klik Benefit untuk mengatur benefit atau keuntungan yang didapat karyawan di luar gaji, bonus, dan tunjangan.

tampilan settings Fortius HRIS - payroll benefit
  1. Klik Add untuk membuat pengaturan tunjangan yang baru. Klik ikon  untuk mengedit peraturan bonus yang sudah ada, klik untuk menghapus, klik ikon untuk melihat kembali.
  2. Pada halaman Add Benefit, isi keterangan pada form yang tersedia:
tampilan settings Fortius HRIS - add benefit payroll
  • Proration → klik dan pilih apakah benefit akan diberikan secara prorata atau non prorata.
  • Amount → masukkan besaran benefit yang akan diberikan.
  • Tax → klik dan pilih apakah benefit yang diberikan akan dikenai pajak atau tidak dikenai pajak.
  • Frequency → klik dan pilih frekuensi pemberian benefit.
  • Applicable for → klik dan pilih karyawan yang akan diberikan benefit: All Employees (semua karyawan) atau Selected Employees (karyawan yang dipilih). Jika Anda memilih Selected Employees, akan muncul daftar centang nama karyawan.  Centang nama karyawan yang akan diberikan benefit.

• Klik Deduction untuk mengatur potongan yang dikenakan pada karyawan.

tampilan settings Fortius HRIS - payroll deduction
  1. Klik Add untuk membuat pengaturan tunjangan yang baru. Klik ikon  untuk mengedit peraturan bonus yang sudah ada, klik untuk menghapus, klik ikon untuk melihat kembali.
  2. Pada halaman Add Deduction, isi keterangan pada form yang tersedia:
tampilan settings Fortius HRIS - add deduction
  • Deduction Name→ ketikkan nama potongan yang akan ditambahkan.
  • Proration → klik dan pilih apakah potongan akan dkenakan secara prorata atau non prorata.
  • Amount → masukkan besaran potongan.
  • Tax → klik dan pilih apakah potongan yang dikenakan akan dikenai pajak atau tidak dikenai pajak.
  • Frequency → klik dan pilih frekuensi pemberian potongan.
  • Applicable for → klik dan pilih karyawan yang akan diberikan potongan: All Employees (semua karyawan) atau Selected Employees (karyawan yang dipilih). Jika Anda memilih Selected Employees, akan muncul daftar centang nama karyawan.  Centang nama karyawan yang akan dikenai potongan.

Thank You

Please check your email for further information and we will contact you soon through your registered number. Looking forward talking to you.