Manajemen sumber daya manusia (SDM) merupakan bagian vital dalam kelangsungan bisnis. Seiring dengan kemajuan teknologi, perusahaan dapat memanfaatkan software atau sistem informasi manajemen SDM (HRIS) untuk mengoptimalkan proses manajemen SDM. Salah satu solusi HRIS yang populer saat ini adalah HRIS SaaS.
Apa Itu HRIS SaaS?
Pengertian HRIS SaaS adalah gabungan dari dua kata yakni HRIS dan SaaS. Singkatan dari HRIS adalah Human Resource Information System atau sistem informasi sumber daya manusia (SDM atau HR). Sementara SaaS adalah Software as a Service atau lebih singkatnya perangkat lunak.
Dari kedua kata tersebut, dapat disimpulkan bahwa HRIS SaaS adalah sistem informasi sumber daya manusia yang dimana menggunakan perangkat lunak atau software berbasis cloud computing yang di-host dan dioperasikan oleh penyedia layanan cloud.
Software ini bertujuan untuk memelihara, mengelola, dan memproses informasi karyawan yang terperinci serta kebijakan dan prosedur terkait sumber daya manusia. Sebagai sistem manajemen informasi yang interaktif, HRIS menstandarkan tugas dan proses sumber daya manusia (SDM) sambil memfasilitasi pencatatan dan pelaporan yang akurat.
Artinya, perusahaan tidak perlu melakukan investasi dalam infrastruktur IT sendiri. Karena semua perangkat lunak dan perangkat keras disediakan oleh penyedia layanan. HRIS SaaS juga memungkinkan akses yang mudah dan cepat ke informasi HR, baik oleh pengelola maupun karyawan.
Apa Keuntungan HRIS SaaS?
HRIS SaaS memiliki keuntungan dan manfaat bagi tim HR dalam mengelola operasional HR. Beberapa keuntungan HRIS SaaS antara lain sebagai berikut:
Efisiensi dan efektivitas operasional
HRIS SaaS memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses administrasi SDM seperti penggajian, pengajuan cuti, manajemen absensi kehadiran karyawan, dan lainnya.
Dengan software HRIS SaaS ini, tim HR bisa menyerahkan penggajian secara otomatis. Atau memudahkan proses absensi yang sebelumnya panjang dan memakan waktu kini menjadi lebih singkat.
Hal ini memungkinkan departemen HR untuk mengalokasikan waktu mereka ke tugas yang lebih strategis seperti rekrutmen, pelatihan dan pengembangan karyawan, dan manajemen kinerja.
Akurasi data yang lebih baik
Solusi ini dapat menyediakan database yang terpusat dan terintegrasi untuk informasi karyawan, yang memastikan akurasi data dan menghindari duplikasi data yang tidak perlu. Ini juga memungkinkan HR untuk menghasilkan laporan dan analisis data dengan lebih mudah dan cepat.
Aksesibilitas dan skalabilitas
Keuntungan HRIS SaaS yang lain adalah memungkinkan akses ke informasi HR di mana saja dan kapan saja karena data tersimpan di cloud. Selain itu, perusahaan dapat dengan mudah menambah atau mengurangi jumlah pengguna atau modul sesuai kebutuhan bisnis mereka.
Keamanan data yang lebih baik
Dilengkapi dengan fitur keamanan, penggunanya pun tidak perlu khawatir. Bahkan dengan sistem keamanan yang terjamin, pengguna bisa melakukan beberapa hal pengaturan akses berbasis peran, otorisasi pengguna, dan backup data teratur.
Fitur ini memastikan keamanan dan privasi data karyawan, dan menghindari kerugian data akibat kejadian tak terduga seperti kebakaran atau bencana alam.
Menghemat kertas dan dokumen fisik
Keuntungan lainnya yang penting adalah dengan software ini maka tim HR tidak perlu lagi mengumpulkan dokumen fisik dalam bentuk kertas. Maka tak perlu memakan waktu lagi untuk mencari dokumen atau takut bahwa dokumen akan hilang karena kerjadian tak terduga seperti bencana alam.
Mengapa HRIS SaaS penting untuk bisnis Anda?
Menggunakan HRIS SaaS memberikan banyak manfaat, termasuk efisiensi operasional, akurasi data, aksesibilitas, dan keamanan data yang lebih baik. Seperti yang telah dijelaskan di atas, dengan adanya software ini akan memudahkan proses manajemen SDM agar lebih baik.
Selain itu, HRIS SaaS memungkinkan departemen HR untuk menjadi lebih proaktif dan strategis dalam manajemen SDM, dan membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan.
Oleh karena itu, HRIS SaaS adalah solusi digital yang tepat bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan manajemen SDM mereka.
Pertimbangan Utama Memilih HRIS SaaS Terbaik
Untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan, Anda harus menyesuaikan solusi HRIS Anda. Namun, ada beberapa point pertimbangan dalam memilih HRIS SaaS.
dua area fungsionalitas utama yang harus dipastikan tersedia oleh setiap perusahaan dari penyedia solusi HRIS yang mereka pilih.
Sesuaikan dengan kebutuhan
Pertama, tentukan kebutuhan dalam pengelolaan SDM perusahaan. Ini dapat mencakup proses kehadiran karyawan, pengajuan cuti, jadwal karyawan, perencanaan dan lainnya. Karena untuk melakukan proses tersebut, perlu waktu dan proses yang cukup panjang untuk dilakukan.
Selain pengelolaan SDM, sebaiknya juga memikirkan kebutuhan yang juga mencakup proses dengan tim finance seperti penggajian dan pembonusan. Karena dengan adanya solusi ini, maka penggajian pun dapat dilakukan secara otomatis dan tepat waktu.
Oleh karena itu, Anda butuh solusi yang dapat mencakup semuanya.
Software yang ramah pengguna
Pertimbangan yang kedua adalah apakah software yang digunakan mudah digunakan atau user-friendly. Karena belum tentu semua orang paham penggunaan aplikasi. Jadi pastikan bahwa software HRIS SaaS yang dipilih memiliki UI dan UX yang ramah untuk dikustomisasi sesuai kebutuhan.
Fungsionalitas dan skalabilitas
Semakin banyak fungsi terkait SDM yang ditawarkan oleh HRIS, maka semakin bermanfaat untuk tujuan jangka panjang Anda. Sehingga software tersebut dapat menjadi solusi lengkap untuk segala pekerjaan dan operasional HR.
Selain itu, software HRIS SaaS juga harus dilengkapi dengan fitur keamanan yang melindungi nama akun, kata sandi, dan semua data terkait lainnya dari penggunanya.
Terlepas dari keamanan jaringan itu sendiri, ini juga berarti memiliki tingkat akses yang berbeda untuk melihat data tergantung pada posisi orang di dalam perusahaan. Faktor-faktor ini juga akan menentukan apakah HRIS Anda dapat berintegrasi mulus dengan infrastruktur organisasi Anda saat ini atau tidak.
Harga
Selain pertimbangan di atas, tentu saja harga juga perlu dipertimbangkan sebelum memilih software HRIS SaaS. Semakin banyak fungsi yang dibutuhkan umumnya juga semakin tinggi harga yang ditawarkan.
Oleh karena itu, setelah Anda menentukan fitur apa yang dibutuhkan, tanyakan kepada penyedia yang Anda pertimbangkan untuk mengetahui dengan tepat berapa biaya sistem mereka. Penting juga untuk menanyakan apakah Anda harus membayar biaya penyiapan satu kali untuk menutupi biaya konfigurasi solusi Anda serta pelatihan dan dukungan di awal.
Layanan Support
Terakhir, penting sekali untuk memilih penyedia yang memiliki tim berpengalaman dan tersedia kapan saja. Kita tidak pernah tahu bila sewaktu-waktu software ada kendala dan tidak bisa digunakan oleh sementara waktu.
Karena itu, pilih penyedia software HRIS SaaS yang profesional dan dapat mendukung kebutuhan perusahaan Anda.
Jika Anda sedang mencari sofrware HRIS SaaS, Fortius HRIS adalah jawabannya. Fortius HRIS adalah solusi software aplikasi HRIS perusahaan dimana memiliki beberapa fungsi seperti untuk memantau kehadiran, mempermudah proses penggajian, mengajukan cuti karyawan, mengakses informasi database karyawan hingga mengatur jadwal shift karyawan.
Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi website Fortius HRIS untuk penjelasan yang lebih komprehensif. Semoga artikel ini dapat membantu Anda dan kunjungi Blog Fortius HRIS untuk wawasan lainnya seputar human resource.
