Kalian sebagai HRD pasti pernah merasakan keteteran banget melakukan pengelolaan SDM (sumber daya manusia) bukan? Biasanya tugas ini berkaitan dengan personalia seperti mengurus absensi, gaji, cuti dan lain sebagainya. Pekerjaan ini memang menguras tenaga dan memerlukan banyak waktu.
Ketika semua tugas ini dilakukan secara manual, pekerja HRD harus menghabiskan banyak waktu untuk memproses informasi, mengisi formulir, dan melakukan tugas-tugas administratif lainnya. Selain itu, ketika proses tersebut dilakukan secara manual, risiko terjadi kesalahan atau kelalaian menjadi lebih tinggi.
Alhasil, pengelolaan SDM yang dilakukan secara manual ini menjadi hambatan yang dialami oleh perusahaan kecil dan menengah karena sumber daya tim yang masih berkembang.
Oleh karena itu, banyak perusahaan beralih menggunakan sistem software manajemen SDM atau yang bisa kita kenal dengan software HRIS. Tujuan software ini adalah untuk membantu mengotomatiskan proses yang telah disebutkan di atas. Sehingga software atau aplikasi ini banyak digunakan oleh HRD yang biasa juga disebut dengan aplikasi HRD.
Yuk mengenal lebih banyak mengenai aplikasi HRD, simak terus di bawah ini ya!
Apa Itu Aplikasi HRD?
Aplikasi HRD merupakan satu aplikasi yang memakai software HRIS (human resources information system) untuk membantu dalam melakukan tugas personalia dalam human resource.
Software HRIS sendiri adalah sebuah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membantu dalam manajemen personalia dan sumber daya manusia sebuah organisasi.
Aplikasi HRD yang menggunakan software HRIS memanfaatkan teknologi terkini ini untuk mengotomatiskan banyak aspek tugas personalia. Karena HRIS mengintegrasikan berbagai fungsi penting dalam manajemen SDM, termasuk pengelolaan data karyawan, administrasi gaji dan tunjangan, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta analisis data.
Lalu apa saja tujuan aplikasi HRD? Simak pembahasannya di bawah ini.
Tujuan Aplikasi HRD
Aplikasi HRD ini akan sangat membantu HRD dalam meringankan dan memaksimalkan pekerjaan personalia HRD. Selain itu, aplikasi HRD juga membantu menghimpun data karyawan dan menyimpannya dalam satu sistem basis data.
Dengan menggunakan aplikasi ini, HRD akan dapat menghemat tenaga dan waktu, sehingga meningkatkan produktivitas. Tentu ini akan membantu HRD dalam mengelola informasi karyawan, seperti rekap gaji dan absensi, dengan lebih efisien, tepat, dan akurat.
Dengan begitu, HRD bisa dapat lebih efektif dan efisien dalam mengelola informasi dan kebutuhan karyawan lainnya.
Fitur Aplikasi HRD
Terdapat berbagai fitur yang dirancang untuk meringankan tugas-tugas personalia yang diemban oleh departemen SDM atau HRD terkait manajemen karyawan.
Secara umum, fitur yang tersedia di aplikasi HRD terdiri dari :
- Manajemen recruitment: aplikasi HRD membantu dalam mengelola rekrutmen mulai dari penyebaran informasi, pembuatan form, follow up pendaftaran dan proses ujian tertulis sampai dengan interview.
- Mengelola absensi: absensi karyawan dapat dilakukan secara otomatis melalui berbagai metode, seperti fingerprint, facial recognition, dalam mobile app. Dengan begitu, mengelola absensi akan jadi lebih mudah. Lalu, HRD juga dapat memonitor absensi karyawan dengan akurat dan otomatis. Data yang tercatat biasanya akan otomatis terhubung dengan data cuti dan izin karyawan.
- Payroll: salah satu fitur ini sangat membantu HRD dalam mengelola gaji karyawan. Umumnya berupa penghitungan gaji online dari gaji pokok hingga komponennya (tunjangan, bonus, dll) serta dapat memotong pajak masing-masing karyawan. Selain itu, dapat mendistribusikan uang dan slip gaji secara otomatis langsung kepada karyawan.
- Manajemen administrasi: aplikasi HRD juga dimanfaatkan untuk untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi tentang karyawan dalam sebuah database. Ini membuat data yang dimiliki menjadi terstruktur dan minim adanya kehilangan data. Biasanya dalam aplikasi, data yang berubah seperti adanya karyawan baru atau kebijakan perusahaan baru dapat otomatis terupdate.
- Manajemen Penilaian Kinerja: aplikasi HRD membantu untuk membuat laporan penilaian kinerja yang detail dan akurat untuk analisis dan pengembangan karyawan.
Manfaat Aplikasi HRD
Pada era modern saat ini, penggunaan HRIS dalam sistem HRD mungkin tidak lagi terlihat asing. Banyak perusahaan yang sekarang sudah mengadopsi aplikasi HRD.
Hal ini karena melihat manfaat yang banyak untuk membantu perusahaan meningkatkan performa dan mencapai tujuan bisnis dengan lebih mudah.
Berikut manfaat yang bisa kalian dapatkan jika menggunakan aplikasi HRD untuk perusahaan:
Meningkatkan produktivitas
Setelah melihat fitur yang diberikan dalam aplikasi HRD, tentu saja ini akan meningkatkan produktivitas. Aplikasi HRD dibuat untuk mempercepat berbagai proses administratif dan tugas SDM.
Karena tugas-tugas personalia HRD sudah dapat diotomatiskan seperti penggajian, absensi, dan cuti, sehingga kinerja HRD dan karyawan bisa lebih produktif dalam perusahaan.
Pengelolaan yang efektif dan efisien
Ketika perusahaan telah memakai aplikasi ini, data karyawan akan terkelola secara otomatis dan tersimpan dalam database aplikasi. Data yang tersimpan dapat dengan mudah di akses dan di perbaharui oleh tim HRD.
Aplikasi HRD juga memiliki kemampuan untuk melakukan perhitungan gaji, laporan HRD, dan analisis data yang dilakukan secara otomatis, sehingga meminimalisir risiko kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.
Dengan bantuan aplikasi, tugas-tugas HRD dapat dilakukan dengan lebih produktif. Hal ini menunjukkan bahwa staff HRD dapat mengalokasikan waktu dan sumber daya mereka pada tugas-tugas yang lebih strategis dan bernilai tambah, seperti pengembangan karyawan, perencanaan suksesi, atau strategi rekrutmen yang lebih canggih.
Data tersimpan secara terpusat dan aman
Seperti yang telah banyak disebutkan di atas, semua data karyawan akan tersimpan rapi dan aman dalam satu platform, sehingga mudah diakses, dianalisis, dan dikelola.
Nantinya, data karyawan dilindungi dengan sistem keamanan yang canggih untuk mencegah kebocoran data dan pelanggaran privasi. Aplikasi HRD membantu memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan ketenagakerjaan yang berlaku, sehingga terhindar dari sanksi dan denda.
Riwayat data karyawan, seperti absensi, cuti, dan penilaian kinerja, juga akan mudah dilacak dan dianalisis untuk pengambilan keputusan yang tepat.
Meminimalisir human error
Menggunakan aplikasi berbasis HRIS tentu akan mengurangi human error yang tidak bisa terhindarkan ketika dikerjakan secara manual. Pastinya ketika HRD melakukannya secara manual bisa jadi adanya kehilangan data, atau kesalahan input data. Ini dapat berakibat fatal dan membuat data tidak akurat.
Sistem otomatisasi yang disediakan oleh aplikasi dapat meminimalkan risiko kesalahan dalam entri data, perhitungan gaji, dan pemantauan kehadiran karyawan.
Ini karena aplikasi ini dapat diprogram untuk melakukan tugas-tugas ini secara konsisten dan akurat, mengurangi kemungkinan kesalahan yang mungkin timbul akibat kelelahan atau kelalaian manusia.
Penghematan waktu dan biaya operasional
Aplikasi HRD yang mengotomatisasikan pekerjaan HRD akan membantu menghemat waktu, tenaga dan biaya operasional.
Ketika dikerjaan secara manual, HRD mungkin bisa menyelesaikannya selama berhari – hari. Tetapi memakai aplikasi pengelolaan akan lebih cepat selesai dan menghemat waktu banyak.
Selain itu, otomatisasi juga membantu mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manusia dalam melakukan tugas-tugas administratif yang repetitif.
Hal ini dapat menghasilkan penghematan biaya dalam jangka panjang, karena perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk menggaji atau melatih staf tambahan untuk menangani tugas-tugas tersebut.
Peningkatan kualitas HR
Manfaat aplikasi HRD menghasilkan laporan dan analisis data yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan strategis terkait SDM.
Data dan analisis HRD membantu mengidentifikasi potensi dan bakat karyawan, sehingga mereka dapat ditempatkan pada posisi yang tepat dan dikembangkan secara optimal.
Data ini juga nantinya akan membantu merancang program pengembangan karyawan yang tepat dan efektif, sehingga meningkatkan skill dan kompetensi mereka.
Dengan analisis yang baik akan berdampak pada kesejahteraan karyawan yang meningkat dan akan menguntungkan perusahaan serta meminimalisir turnover karyawan.
Manfaat Aplikasi HRD Untuk Bisnis dan UMKM
Sebelumnya telah diuraikan bahwa aplikasi HRD memiliki banyak fungsi dan manfaat. Ini akan banyak membantu perusahaan mulai dari perusahaan kecil maupun besar. Termasuk juga untuk bisnis dan UMKM.
Di Indonesia, bisnis UMKM sangat menjamur dan peran mereka sangat membantu pertumbuhan perekonomian negara. Pada tahun 2023 pelaku usaha UMKM mencapai sekitar 66 juta dan memiliki kontribusi UMKM mencapai 61% dari Pendapatan Domestik Bruto (PDB) Indonesia.
Tentu dengan banyaknya pelaku UMKM, mereka harus bersaing untuk menumbuhkan bisnis mereka masing-masing. Ini berarti UMKM tidak bisa hanya berfokus pada penjualan saja tetapi harus memikirkan keseluruhan bisnis perusahaan yang sedang berjalan.
Sehingga, peran aplikasi berbasis HRIS akan sangat membantu para pelaku UMKM. Fitur dan keuntungan yang tersedia dalam aplikasi ini dapat membantu para UMKM mengembangkan bisnis mereka.
Misalnya, absensi online yang lebih mudah digunakan. Terlebih jika bisnis mereka memiliki cabang yang banyak. Dengan absensi online data yang masuk menjadi terpusat dan memiliki live tracking yang memudahkan.
Aplikasi HRIS juga bisa digunakan untuk membuat jadwal karyawan yang berlaku shift. Ini memudahkan pemilik UMKM atau bisnis dalam menetapkan shift karyawan baik shift pagi maupun malam dengan efisien.
Selain itu, pengajuan cuti dan lembur akan lebih mudah dan efektif melalui aplikasi. Begitu pula dengan pengelolaan penggajian yang ribet, akan dipermudah dengan aplikasi HRD untuk mencatat kehadiran sekaligus memperhitungkan gaji yang diterima oleh karyawan.
Perhitungan juga dilakukan secara akurat dan otomatis dengan komponen gaji seperti pajak, THR, tunjangan lain, deduksi, atau bonus. Ini juga berdampak pada penghematan tenaga kerja dan biaya operasional karyawan terutama bila belum memiliki staff finance atau HR.
Dengan menggunakan aplikasi HRIS, pelaku usaha ini tidak lagi terganggu dengan urusan personalia, dan bisa meningkatkan produktivitas karena tugas personalia yang sudah di otomatisasikan.
Karena semua proses telah otomatis, produktivitas bisnis UMKM dapat meningkat secara signifikan. Para pelaku usaha dapat mengalokasikan waktu dan sumber daya mereka pada aktivitas yang lebih strategis dan bernilai tambah, seperti pengembangan produk, pemasaran, atau pelayanan pelanggan.
Dengan demikian, meskipun tidak memiliki staff HRD tetapi aplikasi HRD berbasis HRIS ini tepat digunakan oleh pelaku bisnis dan UMKM.
Kesimpulan
Pada era digital seperti sekarang, kegiatan-kegiatan bisnis sudah mulai dibantu software canggih untuk memudahkan pekerjaan. Seperti halnya pekerjaan HRD yang saat ini dapat dipermudah dengan aplikasi yang berbasis HRIS.
Aplikasi HRD merupakan perangkat lunak atau sistem yang dirancang untuk membantu dalam manajemen sumber daya manusia (SDM) di suatu perusahaan.
Aplikasi HRIS ini biasanya mencakup berbagai fitur yang mendukung proses pengelolaan karyawan, seperti rekruitmen, pelatihan dan pengembangan, evaluasi kinerja, manajemen gaji dan tunjangan, serta administrasi ketenagakerjaan lainnya.
Tujuan utama dari aplikasi HRD adalah untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kepuasan karyawan, serta membantu organisasi mencapai tujuan strategis mereka melalui pengelolaan SDM yang lebih efektif.
Dengan keuntungan yang strategis dari aplikasi ini, perusahaan akan sangat terbantu. Tidak hanya pelaku bisnis besar tetapi pelaku bisnis kecil dan menengah (UMKM).
Hal ini membantu pemilik bisnis UMKM untuk meningkatkan efisiensi operasional mereka dan fokus pada pertumbuhan bisnis tanpa harus khawatir tentang tugas administratif SDM yang kompleks.
Salah satu pilihan aplikasi HRD yang dapat kalian pakai yaitu Fortius HRIS. Aplikasi Fortius HRIS menawarkan berbagai fitur yang mudah digunakan untuk membantu pekerjaan HRD. kunjungi www.fortiushris.com untuk informasi selengkapnya!
Semoga artikel mengenai aplikasi HRD ini dapat memberikan insight baru untuk kalian. Kunjungi Blog Fortius untuk temukan lebih banyak artikel menarik lainnya!
