Dalam perusahaan, karyawan sangat penting bagi produktivitas dan profitabilitas demi tercapainya kesuksesan. Sehingga karyawan melakukan pekerjaan sesuai dengan goal yang telah ditetapkan. Hasil pekerjaan tersebut akan menunjukkan bagaimana kinerja karyawan apakah baik atau perlu ditingkatkan. Untuk itu, penting mengukur employee performance.
Employee performance atau kinerja karyawan mengacu pada seberapa baik atau buruk seorang karyawan dalam memenuhi tugasnya dan mencapai tujuannya. Untuk itu, dalam mengukur employee performance mencakup kualitas, kuantitas, hingga efisiensi pekerjaan seorang karyawan.
Tidak hanya peduli terhadap kinerja karyawan, para manajer atau pemimpin perlu memahami konsep, mengukur kinerja yang efektif hingga mengetahui cara meningkatkan kinerja karyawan.
Maka itu, kenali apa itu employee performance mulai dari pengertian, tujuan, hingga cara mengukurnya.
Pengertian Employee Performance
Pengertian employee performance adalah pengukuran sebagai seberapa baik seseorang melaksanakan tugas dan tanggung jawab pekerjaannya. Hal ini mencakup standar, tujuan, prioritas pekerjaan baik secara eksplisit maupun implisit.
Penilaian kinerja karyawan dilakukan secara berkala untuk mengukur kontribusi mereka terhadap pencapaian tujuan organisasi. Umumnya employee performance dilakukan secara tahunan, triwulan (quarterly), atau pertengahan tahun tahun (mid year) untuk menentukan bidang-bidang tertentu yang memerlukan perbaikan dan untuk mendorong keberhasilan lebih lanjut.
Tantangan utama bagi para manajer dan pemimpin adalah merasa yakin bahwa mereka mengetahui apakah karyawan benar-benar berkinerja baik, atau hanya melakukan tindakan yang meyakinkan.
Menurut laporan Slack’s State of Work 2023 menemukan bahwa 27% eksekutif mengandalkan visibilitas dan metrik aktivitas untuk mengukur produktivitas karyawan. Sementara itu, 63% responden berupaya untuk tetap aktif berstatus online, meskipun saat ini mereka tidak sedang bekerja.
Sehingga, employee performance ini menjadi hal penting untuk mengukur performa karyawan termasuk produktivitas.
Tujuan Employee Performance
Ada beberapa tujuan utama dari employee performance, yaitu:
- Meningkatkan produktivitas dan efisiensi: Penilaian kinerja membantu mengidentifikasi area di mana karyawan dapat meningkatkan kinerja mereka dan membantu mereka mencapai tujuan mereka.
- Meningkatkan motivasi dan engagement: Memberikan umpan balik (feedback) dan pengakuan atas kinerja yang baik dapat membantu meningkatkan motivasi dan engagement karyawan.
- Menetapkan ekspektasi pekerjaan: Dengan mengukur employee performance, atasan dapat menentukan ekspektasi pekerjaan agar tidak berlebihan dan karyawan juga bisa memenuhi pekerjaan sesuai dengan standar yang diharapkan.
- Mengembangkan karyawan: Penilaian kinerja dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan.
- Memberikan reward: Penilaian ini bisa menentukan reward yang sesuai dengan performa karyawan dalam periode tertentu yang dapat dijadikan bentuk apresiasi perusahaan kepada karyawan.
- Membangun hubungan kerja yang baik: Dengan melakukan diskusi penilaian performa, ini bisa membangun hubungan kerja, baik secara karyawan dengan atasan maupun karyawan dengan HR.
- Membuat keputusan HR yang lebih baik: Penilaian kinerja dapat digunakan untuk membuat keputusan tentang penempatan kerja, promosi, kenaikan gaji, hingga pemutusan hubungan kerja.
- Meningkatkan budaya perusahaan: Penilaian kinerja dapat membantu membangun budaya perusahaan yang positif dan fokus pada kinerja.
- Meningkatkan etos kerja karyawan: Dengan feedback yang mendukung, hal ini dapat membangun etos kerja karyawan agar lebih baik.
Faktor Yang Mempengaruhi Employee Performance
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan. Beberapa faktor di bawah ini dapat menurunkan motivasi kerja karyawan sehingga mempengaruhi performa karyawan. Berikut pemaparannya.
Komunikasi yang buruk
Baik sesama rekan kerja maupun antar tim atau departemen, komunikasi harus tetap baik. Hal ini karena setiap tim atau departemen saling bergantung dengan tim lain.
Seperti contoh, tim Marketing membutuhkan aset creative dari tim Designer untuk kampanye yang akan dilakukan. Atau tim Sales membutuhkan dukungan promosi dari tim Marketing agar penjualan bisa sukses.
Jika komunikasi buruk, maka tujuan pun tak bisa tercapai. Oleh karena itu, perlu komunikasi yang baik misalnya melakukan diskusi bersama atau menggunakan tools untuk tracking pekerjaan tim agar bisa memantau dan berkomunikasi dengan lancar.
Tidak ada tujuan yang ditetapkan
Jika tidak ada tujuan yang ditetapkan, tidak ada deadline, atau penilaian untuk mengukur tujuan tersebut, maka karyawan bisa mengerjakan pekerjaannya dengan rasa tidak semangat. Atau karyawan bisa merasakan bingung karena tidak ada goal yang ditetapkan sebelumnya.
Bisa jadi, mereka akan menyelesaikan pekerjaannya dengan semampu dan seadanya tanpa mengerti tujuan apa yang mereka lakukan. Hal ini justru dapat membuat karyawan bisa keluar dari perusahaan.
Menurut penelitian yang dilakukan McKinsey, 70% karyawan mengatakan bahwa tujuan mereka didefinisikan dari pekerjaan mereka. Sehingga penting bagi atasan atau manajer untuk menetapkan dan menyampaikan tujuan pekerjaan agar dapat dilakukan oleh karyawan.
Beban pekerjaan yang banyak
Performa karyawan juga bisa dipengaruhi dengan beban pekerjaan yang tidak seimbang. Jika karyawan menerima workload yang banyak, maka tidak bisa dipungkiri ini bisa menyebabkan stress hingga burnout pada karyawan.
Jika mereka mengalami burnout, maka ini akan mempengaruhi performa karyawan.
Jobdesk yang tidak sesuai dengan role pekerjaan
Salah satu faktor performa karyawan adalah pekerjaan atau job desk yang tidak sesuai dengan role-nya.
Belum tentu yang karyawan kurang kerja keras memiliki performa yang buruk. Bisa jadi karyawan tersebut tidak memiliki keterampilan atau tidak sesuai dengan peran pekerjaannya. Sehingga ini mempengaruhi kinerja karyawan tersebut.
Atasan yang kurang memotivasi
Seorang atasan yang baik dapat menjadi inspirasi dan memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik. Alhasil, ini dapat meningkatkan kinerja karyawan. Sebaliknya, jika atasan kurang memotivasi maka kinerja karyawan bisa menurun.
Sebuah penelitian yang dikutip dari Forbes mengatakan bahwa 65% karyawan memilih bos dibandingkan kenaikan gaji. Hal ini karena atasan mereka bisa dipercaya, memiliki leadership yang baik, memberikan masukan yang mendukung, dan dapat melakukan pekerjaan dengan baik sehingga menjadi contoh yang baik bagi timnya.
Budaya perusahaan yang kurang mendukung
Selain faktor di atas, salah satu hal yang mempengaruhi adalah budaya perusahaan. Jika budaya atau nilai-nilai yang dianut oleh perusahaan tidak sejalan dengan karyawan, maka bukan tidak mungkin ini bisa mempengaruhi performa.
Komponen dalam Mengukur Employee Performance
Ada beberapa komponen atau indikator dalam mengukur employee performance. Komponen ini merupakan aspek dalam menilai karyawan dalam seberapa baik mereka melakukan pekerjaannya. Komponen tersebut yaitu:
Kualitas kerja
Kualitas kerja diukur dari bagaimana karyawan dapat memenuhi dan menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan. Ini mencakup bagaimana mereka mengerjakan sesuai waktu yang diberikan, dan seberapa baik dan tepat pekerjaan yang diselesaikan.
Kuantitas kerja
Kuantitas kerja diukur dari jumlah pekerjaan yang dilakukan atau target yang harus dicapai. Hal ini meliputi target unit atau jumlah banyaknya pekerjaan yang dapat diselesaikan.
Produktivitas kerja
Ini mencakup seberapa efisien pekerjaan yang telah diselesaikan atau seberapa banyak output yang dikerjakan yang meliputi kuantitas atau kualitas pekerjaan.
Selain itu, produktivitas kerja juga diukur dari seberapa efisien dan efektif karyawan dalam menggunakan waktu, budget, dan resource dalam melakukan pekerjaannya.
Tingkat ketepatan waktu
Ketepatan waktu juga menjadi komponen pengukuran employee performance dimana akan diukur berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas atau bagaimana tingkat ketepatan waktu sesuai dengan deadline yang diberikan.
Kehadiran kerja
Kehadiran kerja merupakan komponen untuk mengukur kedisiplinan karyawan. Apakah karyawan tersebut mematuhi peraturan perusahaan atau tidak, hadir kerja dan menyelesaikan kerja dengan tepat waktu, hingga apakah karyawan itu sering bolos kerja juga menjadi tolak ukur penilaian.
Untuk mengukur kehadiran kerja dapat menggunakan aplikasi absensi karyawan sehingga bisa mudah untuk memantau absensi karyawan.
Kerjasama tim
Tidak hanya bagaimana karyawan bekerja secara individual, tetapi kerjasama tim juga menjadi hal yang penting. Penilaian ini meliputi bagaimana komunikasi didalam tim atau antar tim lain dan bagaimana cara mengkoordinasikan dan menyelesaikan proyek bersama.
Inovasi karyawan
Inovasi karyawan dapat menjadi penilaian bagi atasan dan HR dalam performa karyawan. Inovasi seperti ide kreatif, ide baru dalam menemukan solusi atau meningkatkan pekerjaan, berpikir kritis, hingga bagaimana cara menyelesaikan sebuah permasalahan dapat menjadi indikator dalam penilaian.
Perilaku karyawan
Sikap dan cara berperilaku karyawan juga dapat menjadi penilaian tambahan. Ini mencakup bagaimana komunikasi dengan rekan kerja, bagaimana kemandirian karyawan dalam bekerja, bagaimana cara menghadapi pekerjaan secara tim maupun individual, cara menanggapi konflik yang terjadi hingga ketepatan kehadiran kerja,
Perilaku karyawan ini dapat menjadi penilaian penting terutama bagi karyawan probation sebelum ditentukan apakah karyawan tersebut layak menjadi karyawan tetap nantinya.
Bagaimana Cara Mengukur Employee Performance?
Setelah mengetahui apa saja komponen pengukuran employee performance, kini ketahui bagaimana cara mengukur employee performance.
Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam mengukur employee performance yakni:
Tetapkan target dengan metode SMART Goals
Untuk menetapkan tujuan, sebaiknya menggunakan metode SMART Goals. SMART adalah singkatan dari Specific, Measureable, Achievable, Relevance, dan Time-bound.
Maksud dari SMART goals adalah sebuah target atau goal harus spesifik yang dapat dijelaskan secara detail. Selain itu, target tersebut harus dapat diukur dengan metrik atau indikator yang telah ditetapkan.
Pastikan juga bahwa target yang diberikan pun realistis untuk dicapai dan relevan dengan peran pekerjaan serta tujuan perusahaan. Terakhir, keterkaitan waktu dalam mencapai goal tersebut pun harus memiliki batas waktu tertentu.
Tentukan OKR karyawan
OKR adalah singkatan dari Objectives and Key Results dimana OKR adalah sebuah metode penetapan tujuan kolaboratif yang digunakan oleh tim dan individu untuk menetapkan tujuan dengan hasil yang terukur.
Dengan menentukan OKR, atasan dapat melacak kemajuan, menciptakan keselarasan, dan mendorong keterlibatan tim dalam mencapai tujuan yang terukur.
Tentukan terlebih dahulu objectives atau tujuan yang ingin dicapai dengan metode SMART goals seperti yang telah dijelaskan di atas.
Kemudian, tentukan key results atau hasil yang ingin dicapai. Pelajari benchmark atau tolak ukur hasil key results yang ingin dicapai. Selanjutnya, buatlah key results dengan spesifik, realistis dan terukur berdasarkan benchmark yang telah ada baik secara industri atau peran pekerjaan.
Dengan begitu, framework tujuan atau OKR pun akan bisa diukur untuk menilai pencapaian performa karyawan dan bisa dilakukan perpanjangan bila diperlukan.
Tentukan metode pengukuran
Terdapat beberapa metode pengukuran employee performance, antara lain sebagai berikut:
360-degree Feedback
Istilah 360 mengacu pada fakta bahwa feedback yang diberikan tidak bersifat sepihak. Sebaliknya, hal ini mempertimbangkan masukan dari sesama rekan kerja (peer review), manajer, dan bahkan mungkin pelanggan atau klien.
Idealnya, seorang karyawan ingin mendengar umpan balik dari orang-orang yang berinteraksi dengannya. Termasuk dengan ulasan atau review dari klien yang pernah dilayani.
Prinsip utama metode ini adalah menggabungkan wawasan dari berbagai sumber yang dapat memberi gambaran yang lebih jelas. Sehingga tidak ada bias dalam penilaian karyawan karena umpan balik yang didapatkan adalah hasil kolaborasi dari banyak pihak.
Dengan cara ini, karyawan dapat mengidentifikasi kekurangan atau kelemahan sehingga hal ini bisa ditingkatkan.
Self Assessment atau Self Evaluation
Salah satu cara pengukuran employee performance yang paling efektif untuk memberikan feedback adalah dengan mendorong karyawan untuk mengevaluasi kinerja mereka sendiri secara teratur.
Untuk metode ini, atasan dapat menggunakan pertanyaan pilihan ganda, pertanyaan esai, atau keduanya untuk menggali wawasan.
Setelah mendapatkan jawaban tersebut selanjutnya dapat membandingkan evaluasi diri karyawan dengan ekspektasi dan ulasan Anda. Jika terdapat perbedaan antara keduanya, hal ini dapat menjadi sesuatu yang perlu diperbaiki.
Traditional Assessment
Cara traditional assessment berfokus pada penilaian dari manajer atau atasan langsung saja dimana biasanya dilakukan pertemuan untuk diskusi tentang tugas, tanggung jawab, dan hasil kerja karyawan yang telah dilakukan.
Metode ini sederhana dan umum dilakukan oleh beberapa perusahaan. Namun, metode ini bisa memunculkan keberpihakan atau bias karena penilaian hanya dilakukan oleh manajer saja. Sehingga sebaiknya menggabungkan beberapa metode pengukuran lainnya.
Management by Objectives (MBO)
Cara MBO atau manajemen berdasarkan tujuan adalah salah satu langkah yang mudah dilakukan dalam memberikan feedback untuk performa kerja. Pendekatan ini cukup efektif dalam perusahaan dengan komunikasi yang efisien antara manajemen dan karyawan.
Tahap di dalam MBO terdiri dari perencanaan objectives, monitoring objectives, dan review objectives yang telah dilakukan.
Umumnya, karyawan setuju dengan manajemen mengenai tujuan tertentu dan bagaimana cara mengukurnya. Tentu saja semua ini harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Kemudian, karyawan menerima evaluasi berdasarkan harapan tersebut. Sehingga komunikasi pun berjalan dua arah antara karyawan dengan manajemen atau manajer terkait.
Graphic Rating Scales
Metode ini menggunakan skala numerik berurutan dari angka 1 hingga 5 atau 1-10 dimana bertujuan untuk mengukur metrik kinerja.
Metode ini dapat menilai karyawan berdasarkan aspek misalnya seperti “manajemen waktu”, “penyelesaian tugas”, atau “membantu rekan kerja”.
Selain angka numerik, metode ini juga dapat menggunakan skala frekuensi, seperti “selalu”, “sering”, “jarang”, atau “tidak pernah”. Cara ini dianggap cocok bila angka-angka tersebut tidak dapat mendeskripsikan metrik secara akurat.
Bagaimanapun, skala penilaian itu sendiri adalah bagian statis dan metode ini dapat disesuaikan matriksnya dengan kebutuhan perusahaan.
Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)
Metode BARS menilai perilaku karyawan dan mengungkap kaitannya dengan kinerja pekerjaan. Hal ini direpresentasikan dalam pernyataan yang mendeskripsikan perilaku sespesifik mungkin.
Menggunakan metode ini bisa mengukur hal-hal kecil atau yang tidak berwujud yang kemungkinan biasanya diabaikan. Contoh pertanyaannya metode ini misalnya seorang karyawan mungkin meluangkan waktunya untuk membantu rekan kerja saat selesai jam kerja.
Dengan ini, akan mendapatkan hasil secara kuantitatif maupun kualitatif dalam menilai perilaku positif karyawan. Tetapi salah satu kekurangannya adalah sedikit sulit untuk melacak kejadian kecil sepanjang hari. Sehingga disarankan untuk menggunakan metode BARS dengan metode pengukuran lainnya.
Net Promoter Score (NPS)
Metode NPS dalam mengukur employee performance melibatkan pengumpulan feedback dari rekan kerja maupun stakeholder. Feedback ini untuk mengukur kesediaan mereka untuk merekomendasikan karyawan tersebut sebagai rekan kerja atau penyedia layanan.
Umumnya, karyawan yang berkaitan dengan layanan menggunakan metode NPS dengan skala 0 hingga 10. Salah satu pertanyaannya adalah seperti “Dari skala 0 hingga 10, seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan [nama karyawan] kepada orang lain]?”
Hasil jawaban tersebut kemudian dikategorikan menjadi tiga kelompok: Promoters (9-10), Passive (7-8), dan Detractors (0-6). NPS dihitung dengan mengurangkan persentase Detractors dari persentase Promoters.
Skor nilai NPS yang tinggi menunjukkan kinerja yang kuat dan dampak positif, sedangkan skor yang rendah mungkin menyoroti area yang perlu ditingkatkan.
Manfaat menggunakan NPS dalam evaluasi kinerja dapat memberikan feedback, mendorong pertumbuhan berkelanjutan, dan memberikan wawasan berharga mengenai hubungan karyawan dan efektivitas tim di tempat kerja.
Kisi 9 Kotak (9-Box Grid)
Metode ini adalah alat yang digunakan untuk penilaian individual, yang memungkinkan manajer dan pimpinan memahami kinerja anggota tim mereka saat ini dibandingkan dengan potensi pertumbuhan mereka.
Tujuannya adalah untuk menganalisis, menampilkan, dan membandingkan kinerja dan potensi kerja karyawan menjadi lebih mudah. Hal ini dianggap efektif dalam mengidentifikasi kinerja serta secara strategis dalam mempersiapkan karyawan untuk peran kedepannya.
Kolom vertikal pada kisi menunjukkan jenis potensi pertumbuhan yang dimiliki seorang karyawan, sedangkan garis horizontal menunjukkan pada tingkat kinerja karyawan tersebut.
Dengan data dari metode kisi 9 kotak, Anda dapat mengevaluasi apakah seorang karyawan berkinerja buruk, berkinerja pada tingkat memuaskan, atau melebihi harapan. Perincian sederhana atas kinerja ini menyoroti area yang perlu dipuji atau ditingkatkan dan memberikan tinjauan yang tidak memihak.
Checklist
Cara ini dianggap cara yang paling sederhana dalam mengukur employee performance. Metode ini menjadi dasar dengan jawaban ya atau tidak.
Tujuan metode checklist ini adalah untuk membantu dalam melihat di mana karyawan memenuhi ekspektasi kerja atau tidak. Selain itu, ini juga bisa menentukan keahlian, keterampilan, dan bidang yang memerlukan bimbingan untuk peningkatan lebih lanjut.
Namun metode ini dapat menghilangi atau mengurangi kemampuan dalam menilai employee performance dari segi kualitatif. Alhasil, untuk menggunakan metode ini bisa membatasi pada pertanyaan yang dasar, misalnya pekerjaan diselesaikan sesuai deadline atau tidak.
Mengukur kinerja karyawan
Langkah selanjutnya dalam mengukur employee performance adalah mengukur kinerja karyawan tersebut. Gunakanlah metode pengukuran yang telah disebutkan di atas.
Observasi bagaimana cara mereka menyelesaikan pekerjaan, bagaimana perilaku mereka, bagaimana mereka memecahkan sebuah masalah dan komponen pengukuran lainnya yang telah disebutkan di atas dengan metode pengukuran yang telah ditentukan.
Memantau kinerja karyawan juga dengan bantuan beberapa tools seperti project tools yang mampu track pekerjaan sesuai deadline atau tidak.
Selain itu, aplikasi seperti aplikasi absensi juga bisa membantu karyawan mengukur kehadiran karyawan sehingga bisa menilai apakah karyawan tersebut disiplin atau tidak.
Setelah mendapatkan jawaban pengukuran, ada baiknya membuat perbandingan kinerja aktual dengan kinerja standar. Analisis ini akan menghasilkan kesenjangan baik dalam keterampilan, keahlian, komunikasi dan lainnya.
Diskusikan hasil penilaian kinerja
Setelah melakukan observasi dan mengukur kinerja karyawan dengan beberapa metode, langkah selanjutnya adalah mendiskusikan hasil penilaian kinerja terhadap karyawan.
Ketika diskusi, kemungkinan terjadi perbedaan pendapat antara karyawan dengan atasan. Ada baiknya karyawan dapat memberikan hasil laporan pekerjaan yang telah diselesaikan guna untuk mencegah terjadinya perbedaan pendapat.
Sementara itu, atasan dapat bersikap tenang dalam menyampaikan hasil penilaian kerja karyawan, memberikan wawasan terhadap bidang atau area apa yang kurang yang kedepannya dapat diperbaiki atau ditingkatkan.
Berikan feedback yang dapat mendorong pertumbuhan dan memotivasi karyawan agar dapat bekerja lebih baik. Selain itu, atasan juga dapat mendengar feedback dari karyawan yang bisa jadi saran untuk perbaikan tim atau peningkatan kinerja juga.
Mengambil tindakan selanjutnya
Langkah mengukur employee performance tidak berhenti sampai sini. Seorang manajer dapat mengambil tindakan selanjutnya sesuai dengan performa karyawan.
Jika ada beberapa bidang yang perlu diberikan bimbingan atau pelatihan, diskusikan kepada HR untuk membantu dalam mengembangkan karyawan. Sehingga karyawan dapat menerima training guna untuk mencapai tujuan.
Lalu, jika karyawan memiliki performa yang memuaskan dapat diajukan kenaikan promosi atau gaji. Dan bila karyawan dirasa memiliki performa buruk, atasan bisa mengajukan pemberhentian kerja.
Kesimpulan
Employee performance adalah pengukuran sebagai seberapa baik seseorang melaksanakan tugas dan tanggung jawab pekerjaannya. Ada banyak tujuan employee performance antara lain untuk menetapkan ekspektasi pekerjaan, meningkatkan produktivitas, hingga mengembangkan karyawan.
Ada banyak komponen pengukuran employee performance hingga metode dalam mengukur employee performance antara lain 360-degree feedback, self assessment, 9-box grid dan lainnya.
Apapun metode yang digunakan beragam dan setiap karyawan berbeda tetapi tujuan bersama haruslah sama dan dapat dicapai bersama. Sehingga penting sekali untuk melakukan beberapa langkah dalam mengukur employee performance mulai dari menetapkan goal hingga mengambil tindakan selanjutnya setelah penilaian.
Yang terpenting adalah bagaimana komunikasi antara manajer dan karyawan tidak satu arah dan saling mendengarkan feedback yang diberikan. Karena ini bisa memperoleh wawasan tentang kinerja hingga membuat strategi untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Semoga artikel ini memberikan wawasan tentang cara mengukur employee performance yang lebih baik. Baca artikel lainnya di Fortius Blog.
