Manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah kunci kesuksesan dan pertumbuhan perusahaan. Dua aspek penting dalam manajemen SDM adalah Divisi Personalia dan HRD (Human Resources Development).
Terkadang, HRD sering disamakan dengan personalia. Memang di beberapa perusahaan kecil tugas personalia sering disatukan dengan HRD. Namun, keduanya memiliki peran dan fokus yang berbeda.
Dalam artikel ini akan membedah perbedaan HRD dan personalia mulai dari pengertian, ruang lingkup, fungsi, hingga tanggung jawab. Memahami perbedaan antara HRD dan personalia penting untuk memastikan fungsi SDM berjalan efektif dan mendukung tujuan strategis perusahaan.
Pengertian HRD dan personalia
Sebelum membahas mendalam mengenai perbedaan HRD dan personalia, mari lihat perbedaan pengertian pada masing-masing bidang ini.
Pengertian HRD
Human Resources Development atau disingkat HRD adalah salah satu bidang dalam manajemen sumber daya manusia yang memiliki fokus utama pada peningkatan, pengembangan kemampuan, pengetahuan dan keterampilan karyawan dalam perusahaan.
Tujuan utama HRD adalah untuk memastikan bahwa karyawan memiliki potensi dan kinerja yang berkualitas sehingga target perusahaan akan lebih mudah dicapai.
Divisi HRD dalam perusahaan memiliki posisi yang vital untuk mengelola aset perusahaan yaitu karyawan mulai dari orientasi, pengembangan keterampilan hingga retensi dan memastikan kecocokan antara kebutuhan individu dan perusahaan.
Ketika HRD sukses mengelola karyawan dengan baik, dampaknya adalah peningkatan produktivitas dan efektivitas organisasi secara keseluruhan.
Personalia
Personalia adalah bagian dari suatu perusahaan yang mengurus serangkaian pengelolaan SDM. Sekilas memang sama seperti HRD, namun personalia lebih berfokus pada pengelolaan SDM terkait administratif guna mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan pegawai.
Bagian yang mengatur penggajian, pengajuan cuti, data absensi, dokumen pendukung karyawan seperti paklaring, surat kerja, surat pengunduran diri hingga data karyawan dikelola oleh personalia.
Secara sederhana, tujuan personalia adalah menyediakan layanan administratif yang efisien untuk mendukung operasional perusahaan sehari-hari dan memastikan kegiatan perusahaan sesuai dengan hukum.
Agar lebih mudah membedakannya, mari lihat dari fungsi HRD dan personalia.
Tugas dan Fungsi HRD dan personalia
Perbedaan HRD dan personalia dapat dilihat dari masing – masing fungsinya.
Fungsi HRD
Seorang HRD memiliki fungsi utama untuk mengembangkan karyawan untuk kepentingan perusahaan secara keseluruhan. Maka dari itu seorang HRD akan mengemban tugas :
- Melakukan perencanaan sumber daya manusia yang efektif untuk perusahaan. Seorang HRD akan membuat strategi seperti kandidat karyawan seperti apa yang dibutuhkan perusahaan, dan berapa banyak yang dibutuhkan. Nantinya, mengetahui hal ini akan dapat menentukan perekrutan, seleksi, manajemen kinerja, pembelajaran dan pengembangan dan lainnya.
- Melakukan rekrutmen dan seleksi kepada kandidat karyawan yang dibutuhkan perusahaan. Proses perekrutan yang berkualitas menentukan kualitas SDM dalam perusahaan.
- Memastikan bahwa karyawan telah bekerja dengan produktif dan kondusif. HRD akan mengevaluasi apakah karyawan tersebut dapat menguasai pekerjaan dan tugas yang menjadi tanggung jawab mereka, serta apakah mereka menguntungkan bagi perusahaan.
- Memberikan pelatihan yang tepat untuk karyawan, sesuai minat dan bakat karyawan dan pekerjaannya.
- Membuat perencanaan dan pengembangan karir karyawan. Pengembangan ini membantu karyawan untuk mengembangkan keterampilan yang mereka butuhkan di masa depan yang secara umum disebut sebagai career pathing.
- Selain itu, ketika HRD menjalankan program pelatihan dan pengembahan untuk karyawan juga harus melakukan evaluasi terhadap program pengembangan karyawan yang dilaksanakan.
Fungsi dan tugas personalia
Personalia merupakan departemen yang mana mengatur hubungan industrial antara karyawan dengan perusahaan serta dan berhubungan dengan administratif.
Fungsi dan tugas personalia memiliki tanggung jawab atas hal-hal seperti employee database, payroll, dan pembayaran benefit lainnya, serta pencatatan cuti, pinjaman karyawan, absensi, filing dokumen, dan lain-lain. Maka, berikut fungsi dan tugas yang dimiliki personalia:
- Bertugas menyediakan informasi SDM yang dibutuhkan perusahaan melalui proses seleksi dan rekrutmen dengan bekerjasama dengan tim HRD.
- Personalia akan mengelola seluruh data karyawan, payroll, dan pembayaran benefit lainnya.
- Bertanggung jawab dalam mengelola absensi dan daftar hadir karyawan, dan pencatatan cuti.
- Mengelola pinjaman karyawan dan filling dokumen.
- Selain itu, personalia akan melakukan penerimaan tenaga kerja dan biasanya berkoordinasi dengan labour supply.
- Personalia harus melakukan update dan record data secara berkala seperti informasi karyawan, informasi kepegawaian, dan lainnya.
- Membuat dan menyiapkan perjanjian kerja dengan karyawan baru.
- Bertugas menyiapkan internal letter dan outgoing letter.
- Melakukan sosialisasi dan koordinasi antar karyawan dan perusahaan seperti ketika melakukan sosialisasi karyawan baru.
- Mengelola dokumen administratif yang dibutuhkan ketika ada pemberhentian karyawan atau karyawan pensiun.
Tanggung Jawab HRD dan Personalia
Setelah melihat fungsi dan tugas HRD dan personalia, maka terlihat lingkup tanggung jawab yang berbeda antara HRD dan personalia.
HRD bertanggung jawab mulai dari merencanakan sumber daya alam yang efektif untuk perusahaan, mengelola keseluruhan kinerja dan pengembangan karyawan, merancang dan mengimplementasi program-program untuk membentuk karyawan yang lebih berkualitas di bidangnya masing masing.
Selain itu, HRD juga bertanggung jawab menentukan tujuan kinerja yang jelas dan realistis untuk karyawan. Serta HRD bertanggung jawab untuk mendorong budaya kerja yang positif dan produktif yang nantinya mendukung tujuan strategis perusahaan.
Sedangkan, personalia akan lebih bertanggung jawab untuk mengurus administrasi dan hubungan yang baik antara karyawan dan perusahaan.
Lingkup tanggung jawab personalia meliputi mengelola proses penyaringan calon kandidat dan mengurus administrasi karyawan baru. Selain itu personalia bertanggung jawab pada manajemen operasional karyawan sehari-hari seperti absensi, cuti pengajuan dinas, dsb.
Personalia juga bertanggung jawab untuk mengurus segala urusan kompensasi mulai dari gaji, reimbursement, bonus dan insentif karyawan. Payroll juga menjadi tanggung jawab personalia.
Sekarang sudah mulai terlihat perbedaan HRD dan personalia. Untuk membedakannya lebih mudah lagi, mari lihat perbedaan HRD dan personalia dibawah ini
Perbedaan HRD dan Personalia
Setelah melihat pengertian, fungsi, tugas serta tanggung jawab antara HRD dan personalia mungkin sudah terlihat ya perbedaan HRD dan personalia. Untuk lebih jelasnya simak perbedaan HRD dan personalia di bawah ini!
HRD (Human Resources Development) dan personalia adalah dua konsep yang sering dianggap sama dalam manajemen sumber daya manusia, tetapi sebenarnya memiliki perbedaan signifikan dalam fokus, fungsi, dan tanggung jawab mereka.
Fokus utama
HRD akan lebih berfokus pada pengembangan dan peningkatan kemampuan serta potensi karyawan. Tujuannya yakni untuk meningkatkan kompetensi dan kualitas karyawan melalui pelatihan, perkembangan karir dan manajemen kinerja.
Sedangkan, personalia akan lebih berfokus pada aspek administratif dan operasional dari manajemen sumber daya manusia. Hal ini berfungsi untuk memastikan operasi sehari-hari perusahaan berjalan lancar dan mematuhi peraturan ketenagakerjaan.
Ruang lingkup
Perbedaan HRD dan personalia terlihat dari ruang lingkupnya. Terlihat ketika proses rekrutmen karyawan pada perusahaan.
HRD akan merancang dan melaksanakan proses rekrutmen. Nantinya personalia akan bertugas dalam menerima melakukan sosialisasi dan koordinasi kepada karyawan baru.
Tugas dan tanggung jawab
Perbedaan yang harus diketahui selanjutnya terkait dengan tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh kedua bidang ini.
HRD seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa memegang tanggung jawab untuk meningkatkan kualitas karyawan agar produktivitas perusahaan meningkat dan mencapai tujuan bersama.
Oleh karena itu, tugas utama seorang HRD adalah melaksanakan program pelatihan dan pengembangan, pengembangan karir dan melakukan evaluasi kinerja.
Sedangkan, seorang personalia memiliki tanggung jawab untuk mengelola keseluruhan administratif perusahaan mulai dari mengelola payroll dan kompensasi, pengelolaan data hingga memastikan bahwa perusahaan mengikuti hukum yang berlaku.
HRD dan personalia memiliki perbedaan yang cukup signifikan, tetapi keduanya tidak bisa dipisahkan karena akan selalu terhubung dan bekerja sama satu sama lain. HRD adalah perpanjangan tangan dari personalia sedangkan personalia ini merupakan hal yang berkaitan dengan administrasi untuk mendukung kinerja HRD.
Kesimpulan
Personalia dan HRD memiliki peran yang saling melengkapi dalam manajemen sumber daya manusia. Personalia berfokus pada tugas-tugas administratif dan kepatuhan hukum, sementara HRD berfokus pada pengembangan dan peningkatan kompetensi karyawan.
Kedua fungsi ini penting untuk keberhasilan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan, memastikan operasi berjalan lancar sekaligus mendukung pertumbuhan dan pengembangan karyawan.
Di dalam beberapa perusahaan, kedua peran ini kerap digabung demi efisiensi pekerjaan seorang HRD. Namun tak jarang di beberapa perusahaan besar, kedua peran ini dibedakan sehingga dapat fokus terhadap tugas masing-masing.
Demikian, perbedaan HRD dan personalia yang akan memberikan insight baru untuk kalian. Yuk baca artikel menarik seputar dunia kerja lainnya di Blog Fortius.
