Ada beberapa alasan karyawan resign sehingga mereka memutuskan untuk mengundurkan diri dari perusahaan. Ketika melakukan pengunduran diri, karyawan perlu melakukan proses yang dinamakan one month notice.
One month notice merupakan sebuah pemberitahuan kepada perusahaan ketika mengundurkan diri setidaknya satu bulan sebelum berhenti bekerja.
Jika Anda berencana ingin mengajukan resign, ada baiknya untuk memahami terlebih dahulu one month notice hingga bagaimana cara mengajukan surat one month notice untuk atasan perusahaan.
Pengertian One Month Notice
Apa itu one month notice? Mungkin bagi karyawan yang baru terjun di dunia kerja masih awam dengan istilah ini.
One month notice adalah sebuah pemberitahuan pengunduran diri seorang karyawan yang diajukan kepada perusahaan. Pemberitahuan ini diajukan secara tertulis dengan waktu paling lambat 30 hari sebelum tanggal pengunduran diri yang diinginkan.
Pemberitahuan satu bulan ini bukan tanpa alasan karena ada aturan yang tercantum dalam UU. Selain itu, pemberitahuan pengunduran diri ini juga memiliki tujuan baik bagi perusahaan maupun karyawan itu sendiri.
Sehingga, ada baiknya karyawan memberikan one month notice jika memutuskan untuk resign dari perusahaan tersebut.
Aturan One Month Notice
Aturan one month notice ini tercantum dalam Pasal 162 ayat (3) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
Aturan ini berbunyi bahwa pekerja/buruh wajib memberitahukan secara tertulis kepada pengusaha paling lambat 30 hari sebelum tanggal pengunduran diri.
Selain UU Ketenagakerjaan, dalam UU Cipta Kerja Pasal 154A ayat (i) dimana pekerja/buruh mengundurkan diri atas kemauan sendiri dan harus memenuhi syarat:
- Mengajukan permohonan diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri;
- Tidak terikat dalam ikatan dinas; dan
- Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal pengunduran diri.
Tujuan One Month Notice
Pemberitahuan one month notice memiliki fungsi dan tujuan baik untuk perusahaan maupun karyawan bersangkutan.
Tujuan one month notice bagi perusahaan antara lain:
- Memberikan waktu bagi perusahaan untuk mencari pengganti karyawan yang mengundurkan diri.
- Mempersiapkan kelancaran transisi pekerjaan secara terencana untuk meminimalkan gangguan dan memastikan pekerjaan tidak terbengkalai.
- Memastikan serah terima tanggung jawab (handover) kepada karyawan baru atau karyawan yang didelegasikan untuk menerima pekerjaan tersebut.
- Demi menjaga hubungan baik antara karyawan dan perusahaan.
Sementara itu, tujuan one month notice bagi karyawan sebagai berikut:
- Memperoleh waktu untuk mencari pekerjaan baru (jika karyawan tersebut masih mencari pekerjaan baru).
- Menyelesaikan pekerjaan dan tanggung jawab dengan baik sebelum meninggalkan perusahaan.
- Demi menjaga hubungan baik antara karyawan dengan rekan kerja dan atasan.
Konsekuensi Tidak Mengajukan One Month Notice
Lalu, apa yang akan terjadi bila seorang karyawan tidak mengajukan one month notice? Apakah ada sanksi bagi yang tidak mengajukannya?
Sebenarnya tidak ada sanksi hukum yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan bagi karyawan yang mengundurkan diri tanpa one month notice. Tetapi sebaiknya perlu menelusuri ketentuan dalam perjanjian atau kontrak kerja atau peraturan perusahaan yang berlaku di tempat kerja.
Bukan berarti karyawan bisa sembarangan mengajukan resignation tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Karena bisa jadi ada konsekuensi atau sanksi yang didapatkan.
Ada beberapa kemungkinan yang menjadi konsekuensi bagi karyawan yang tidak mengajukan one month notice, yakni:
Tidak Mendapatkan Surat Paklaring
Surat paklaring adalah surat keterangan kerja atau dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan ketika karyawan telah mengundurkan diri dari pekerjaannya
Surat ini penting dimiliki bagi karyawan resign sebagai bukti bahwa karyawan pernah bekerja di perusahaan sebelumnya. Surat paklaring berfungsi untuk melamar pekerjaan baru atau mencairkan BPJS Kesehatan.
Tidak Mendapatkan Bonus
Ketika mengajukan resign secara mendadak tanpa sebulan sebelumnya, kemungkinan karyawan tidak bisa mendapatkan bonus atau tunjangan.
Bonus akan diberikan kepada karyawan yang diberhentikan secara hormat atau melakukan setidaknya one month notice. Jika karyawan diberhentikan secara tidak hormat, maka ia tidak berhak atas bonus.
Reputasi Buruk
Dampak jika tidak mengajukan one month notice adalah reputasi karyawan menjadi buruk. Karyawan terkesan tidak profesional menjalankan tanggung jawabnya dan ini berakibat ke hal lainnya. Sehingga pemberhentian karyawan tersebut dianggap tidak terhormat.
Bagi HRD, ini menjadi catatan buruk yang akan mempengaruhi di tempat baru.Sehingga HRD akan mempertimbangkan kembali apakah karyawan tersebut bisa diberikan posisi di tempat kerja baru karena reputasi buruk di perusahaan sebelumnya.
Hilangnya Koneksi
Akibat dari reputasi yang buruk, maka karyawan akan kehilangan koneksi. Rekan kerja yang pernah sebelumnya jadi tidak ingin menjalin hubungan dengan karyawan tersebut karena tidak profesional.
Selain itu, para rekan kerja pun enggan untuk merekomendasikan pekerjaan baru atau kesempatan lowongan kerja lainnya.
Pemotongan Gaji Karyawan
Jika karyawan tidak melakukan pemberitahuan sebelumnya dan mengundurkan diri tiba-tiba, maka perusahaan berhak memotong gaji karyawan.
HRD berhak untuk memotong gaji selama sisa masa kerja yang tidak dijalani dari yang seharusnya.
Pelanggaran Hukum
Kasus karyawan mengajukan resign secara tiba-tiba membuat perusahaan membuat aturan baru. Oleh karena itu, ada peraturan resign one month notice bahkan two month notice.
Dalam beberapa kontrak kerja pun juga tercantum dapat dikenakan denda atau sanksi hukum bagi karyawan yang resign secara mendadak. Hal ini diangga karena dapat merugikan perusahaan.
Lalu, bagaimana dengan karyawan PKWT? Bagi pekerja dengan kontrak PKWT atau karyawan kontrak yang memutuskan untuk resign, maka tetap berhak mendapatkan uang kompensasi. Hal ini tercantum dalam Pasal 17 PP 35/2021 dimana pengusaha wajib memberikan uang kompensasi yang besarannya dihitung dari jangka waktu PKWT yang telah dilaksanakan oleh karyawan.
Namun, karyawan PKWT juga wajib membayar ganti rugi kepada perusahaan sebesar upahnya dengan ketentuan batas waktu berakhirnya kontrak PKWT. Kesimpulannya, perusahaan tetap memberikan uang kompensasi tetapi karyawan juga membayar penaltii sebesar upahnya sampai batas waktu berakhirnya kontrak.
Cara Mengajukan One Month Notice
Ketika seorang karyawan memutuskan untuk mengundurkan diri, sepatutnya mengajukan one month notice. Dalam mengajukannya, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan.
Berikut adalah langkah-langkah untuk mengajukan one month notice:
Ajukan Pengunduran Diri Sedini Mungkin
Jika Anda memiliki niat untuk mengundurkan diri, sebaiknya mengajukannya sedini mungkin. Dan pemberitahuan satu bulan sebelumnya merupakan langkah yang tepat untuk dilakukan untuk mempersiapkan segala hal, baik dari karyawan maupun perusahaan.
Siapkan Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri adalah langkah pertama yang dilakukan dalam pengajuan one month notice.
Jika Anda memutuskan resign baik karena mendapatkan pekerjaan baru atau untuk alasan pribadi, tetaplah membuat surat pengunduran diri. Penulisan surat pun haruslah dibuat secara tertulis dan profesional.
Isi surat pengunduran diri umumnya berisi beberapa hal seperti:
- Tanggal surat pengunduran diri diserahkan
- Informasi pribadi, seperti nama, alamat (opsional) dan jabatan.
- Tanggal pengunduran diri.
- Alasan pengunduran diri (opsional).
- Ucapan terima kasih kepada perusahaan dan atasan.
- Pernyataan kesediaan untuk membantu proses transisi.
Berikut adalah contoh surat pengunduran diri untuk one month notice:
Sampaikan Surat Pengunduran Diri
Setelah membuat surat pengunduran diri, kini sampaikan surat pengunduran diri kepada atasan atau departemen HRD sesuai prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan.
Sebaiknya serahkan surat tersebut secara langsung dan juga diikuti dengan salinan email sebagai dokumentasi.
Diskusikan dengan Atasan
Selanjutnya, lakukan diskusi dengan atasan langsung tentang detail pengunduran diri.
Diskusikanlah kapan tanggal terakhir bekerja, bagaimana pengembalian barang atau aset perusahaan yang digunakan, hingga proses transisi handover atau serah terima tanggung jawab.
Tetap Melaksanakan Pekerjaan
Walaupun Anda telah mengajukan pengunduran diri, dalam periode one month notice sebaiknya Anda tetap bekerja secara profesional.
Lakukan pekerjaan Anda seperti biasanya dengan baik sampai tanggal terakhir bekerja. Selesaikan tugas dan tanggung jawab dengan baik hingga proses transisi berlangsung. Hal ini penting untuk menjaga hubungan dengan rekan kerja serta menjaga reputasi baik Anda
Kesimpulan
Bagi karyawan yang berencana untuk mengundurkan diri atau resign, sebaiknya tidak mengajukannya secara tiba-tiba. Pasalnya, jika karyawan mengundurkan diri mendadak maka akan dicap buruk dan akan mendapatkan konsekuensi lainnya seperti tidak mendapatkan surat paklaring,
Oleh karena itu, pahami terlebih dahulu one month notice yang merupakan pemberitahuan pengunduran diri karyawan yang diajukan paling lambat 30 hari kepada perusahaan. Aturan ini memiliki tujuan baik untuk perusahaan maupun karyawan.
Dan saran lainnya adalah telusuri kembali perjanjian kerja mengenai pemberitahuan satu bulan ini. Periksa kembali apakah ada prosedur yang harus dilakukan dan konsultasikan kepada HRD untuk prosesnya juga.
Sekian artikel mengenai one month notice. Kunjungi Blog Fortius HRIS untuk artikel informatif lainnya.
