Tahukah kamu, jika seseorang telah resign mereka wajib mendapatkan surat paklaring? Dokumen yang satu ini ibarat kartu laporan yang menyatakan bahwa kamu memang pernah bekerja di perusahaan tersebut, lengkap dengan informasi tentang jabatan dan masa kerjamu.
Fungsi surat paklaring ini penting sekali karena banyak perusahaan baru yang ingin tahu pengalaman kerja kamu sebelumnya sebagai pertimbangan untuk merekrut. Jadi, surat paklaring bisa dibilang semacam “tiket emas” yang membuka peluang karir kamu ke depan.
Selain itu, surat ini juga bisa berguna untuk berbagai keperluan lain, seperti mengurus visa kerja atau mendaftar program pelatihan tertentu.
Tapi, surat paklaring tidak semua karyawan dapat mendapatkannya lho, ada persyaratan yang harus dipenuhi agar mendapat surat satu ini.
Yuk, cari tahu lebih lanjut agar kalian memahami lebih dalam tentang surat paklaring, fungsi surat paklaring, hingga contoh surat paklaring. Simak terus artikel ini ya!
Apa Itu Surat Paklaring?
Surat paklaring adalah surat keterangan kerja atau dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan ketika karyawan telah mengundurkan diri dari pekerjaannya. Dokumen ini menjadi pernyataan bahwa karyawan tersebut pernah bekerja dalam perusahaan tersebut.
Dalam surat paklaring akan memuat informasi mengenai nama karyawan, jabatan, masa kerja, benefit, serta besaran gaji terakhir yang diterima seorang karyawan. Semua informasi ini diberikan oleh manajer karyawan dan perlu disahkan serta dibuktikan dengan tanda tangan manajer.
Meskipun begitu, surat paklaring biasanya diterbitkan oleh HRD perusahaan dengan sepengetahuan HRD dan pihak atasan. Surat ini harus ditandatangaini oleh pihak berwenang di perusahaan baik atasan langsung, manager maupun HR.
Surat paklaring ini nantinya akan diberikan oleh karyawan yang mengundurkan diri, mengalami pemutusan hubungan kerja (PHK) atau pensiun.
Maka, secara sederhana surat paklaring ini seperti rapor kamu selama bekerja, yang bisa dijadikan sebagai bukti pengalaman kerja.
Fungsi Surat Paklaring
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya surat paklaring artinya dokumen yang dikeluarkan ketika karyawan telah berhenti bekerja dengan alasan yang jelas.
Surat paklaring memiliki fungsi yang bermanfaat untuk kalian kedepannya. Berikut fungsi surat paklaring sebagai berikut:
Persyaratan untuk mencairkan dana BPJS kesehatan
Surat paklaring menjadi salah satu dokumen penting untuk syarat pencairan dana Jaminan Hari Tua (JHT) atau Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) dari BPJS Ketenagakerjaan. Nantinya proses ini membutuhkan surat asli paklaring.
Persyaratan melamar ke perusahaan lain
Fungsi surat paklaring selanjutnya yaitu untuk syarat melamar ke perusahaan lain. Biasanya, beberapa perusahaan akan meminta surat paklaring jika kalian melamar ke posisi manajerial atau diatasnya.
Melalui surat ini perusahaan dapat melihat kualitas kerja dari pengalaman yang telah kamu miliki. Ini dapat menjadi nilai tambah daripada pelamar lain.
Persyaratan untuk pengajuan beasiswa pendidikan
Surat paklaring ini tidak hanya berfungsi untuk bekerja tetapi juga untuk kalian yang ingin melanjutkan studi atau pendidikan. Surat paklaring bisa digunakan untuk mengajukan beasiswa jalur professional.
Ini sebagai bukti bahwa kalian memiliki pengalaman kerja yang sesuai serta dapat berkontribusi pada studinya. Biasanya, pengajuan ini juga memerlukan surat rekomendasi dari pimpinan.
Persyaratan untuk mengajukan pinjaman bank atau kartu kredit
Fungsi surat paklaring lainnya adalah dapat menjadi salah satu proses pengajuan pinjaman ataupun kartu kredit. Umumnya bank meminta surat keterangan kerja atau paklaring sebagai pendukung. Hal ini berguna agar menjadi pertimbangan bahwa kalian memang layak menjadi debitur bank.
Setelah mengetahui berbagai fungsi surat paklaring, lalu apa saja syarat mendapatkan surat paklaring? Berikut penjelasannya.
Syarat Mendapatkan Surat Paklaring
Surat paklaring memang dapat diterbitkan oleh perusahaan, namun tidak semua karyawan berhak mendapatkannya. Berikut adalah beberapa persyaratan yang harus dipenuhi jika kalian ingin memperoleh surat paklaring.
Telah bekerja minimal satu tahun
Pastikan kalian telah bekerja selama satu tahun atau lebih, karena biasanya surat paklaring hanya bisa dikeluarkan kepada karyawan yang sudah memenuhi masa kerja satu tahun.
Tujuannya untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai pengalaman dan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan. Selain itu, masa kerja yang tercantum juga menunjukkan kualitas kerja seseorang.
Mengundurkan diri secara baik-baik
Pastikan kalian mengundurkan diri secara baik-baik dan profesional agar mendapat surat paklaring. Seorang karyawan perlu mengikuti prosedur pengunduran diri dari perusahaan dengan benar, menyelesaikan tanggung jawab dengan baik sebelum berhenti, dan menjaga hubungan baik dengan rekan kerja serta atasan.
Memenuhi semua kewajiban sebelum resign
Biasanya perusahaan akan menerapkan one month notice sebelum karyawan benar – benar meninggalkan perusahaan. Ini menjadi momen kalian membereskan semua tanggung jawab dan kewajiban yang diberikan.
Dengan membereskan semua kewajiban dan tanggung jawab yang diberikan perusahaan tentu tidak segan untuk memberikan surat paklaring secara cepat.
Apakah Surat Paklaring Wajib Diberikan?
Karyawan yang telah resign atau menyelesaikan masa kerjanya di perusahaan berhak untuk meminta surat paklaring dengan syarat memenuhi persyaratan untuk mengajukan surat paklaring.
Permintaan ini harus diajukan secara formal kepada pihak yang berwenang di perusahaan, biasanya melalui bagian HRD atau atasan langsung.
Selanjutnya, jika karyawan telah memenuhi semua persyaratan yang ditentukan, perusahaan atau HR memiliki kewajiban untuk menerbitkan surat paklaring kepada karyawan. Surat paklaring atau surat keterangan kerja ini berlaku bagi karyawan yang melakukan resign, pensiun, maupun di-PHK.
Kapan Surat Paklaring Keluar Setelah Resign?
Karyawan dapat mengajukan permohonan surat paklaring setelah mengajukan resign. Karena paklaring diterbitkan saat seorang karyawan sudah tidak lagi bekerja di perusahaan. Maka dari itu, biasanya surat ini akan dibuat maksimal 1 bulan setelah karyawan menyatakan resign dari perusahaan.
Komponen Surat Paklaring
Dalam surat paklaring memuat beberapa komponen yang berisikan seperti kop, judul identitas, jabatan, skill, dan kelengkapan. Berikut penjelasannya:
Kop surat
Kop surat akan menandakan surat paklaring yang dikeluarkan merupakan surat resmi dari perusahaan yang berjalan. Biasanya kop surat akan berisikan nama perusahaan, alamat, nomor, dan logo.
Judul
Surat paklaring biasanya memuat judul yang tertulis surat paklaring, atau tidak banyak perusahaan menuliskan surat keterangan kerja. Selain itu setelah judul akan memuat nomor surat yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Identitas
Identitas akan mencangkup identitas pemberi kerja yang meliputi nama dan jabatannya. Kemudian identitas karyawan yang resign meliputi nama, alamat, nomor induk, jabatan dan lama bekerja.
Isi surat
Dalam isi surat paklaring akan memuat informasi bagaimana karyawan tersebut bekerja hingga keterampilan atau skill dan pencapaian apa saja yang sudah dilakukan oleh karyawan selama bekerja.
Kelengkapan
Kelengkapan dalam paklaring memuat tempat dan tanggal pembuatan surat, nama terang dan stempel resmi dari perusahaan yang menerbitkan
Contoh surat paklaring perusahaan
Jika telah memahami komponen surat paklaring, berikut contoh surat paklaring yang baik dan benar seperti di bawah ini:
Kesimpulan
Secara sederhana surat paklaring ini kamu dapatkan ketika kamu telah mengundurkan diri dari perusahaan yang sedang kamu jalani.
Fungsi surat paklaring ini antara lain dapat membantu untuk pencairan BPJS Kesehatan. Terutama ketika sudah pensiun untuk mencairkan dana Jaminan Hari Tua (JHT) memerlukan surat paklaring sebagai salah satu syaratnya.
Selain itu, surat paklaring juga membantu sebagai syarat kamu daftar beasiswa atau pindah ke perusahaan lain lho!
Surat paklaring ini bersifat wajib dikeluarkan oleh HR dan karyawan berhak atas surat keterangan kerja ini guna untuk melamar pekerjaan di tempat baru atau untuk pencairan BPJS Kesehatan. Apapun alasannya baik itu resign secara pribadi, PHK, maupun pensiun, HR wajib memberikan surat ini.
Demikian artikel mengenai surat paklaring, fungsi surat paklaring hingga contoh surat paklaring. Semoga bisa membawa insight baru ya! Jangan lupa kunjungi Blog Fortius HRIS dan temukan artikel menarik lainnya!
