Usaha kecil dan menengah sering kali menghadapi tantangan dalam mengelola berbagai tugas SDM dan data karyawan. Oleh karena itu, penerapan aplikasi HRIS dirasa tepat untuk digunakan.
Namun tak jarang, banyak pelaku UMKM masih ragu dalam mengadopsi sistem HRIS ini. Apakah penting menggunakan aplikasi ini? Oleh karena itu, simak keuntungan aplikasi HRIS bagi UMKM yang akan memberikanmu gambaran mengapa penting sekali mengadopsi teknologi ini demi mengelola karyawan.
Definisi Aplikasi HRIS
HRIS merupakan singkatan dari Human Resource Information System. Aplikasi HRIS adalah perangkat lunak inti yang digunakan untuk mengelola pekerjaan administratif karyawan di tempat kerja mereka.
Sistem ini biasanya juga mencakup fungsionalitas seperti penggajian, kehadiran, lembur, cuti, database karyawan, hingga jadwal karyawan. Aplikasi ini bertujuan untuk menyederhanakan seluruh proses administratif dalam satu sistem yang mudah digunakan.
Alhasil, ini bisa meningkatkan produktivitas karyawan secara efektif dan mengelola karyawan dengan lebih baik.
Dapat dikatakan bahwa aplikasi HRIS membantu bisnis dalam mengelola seluruh aspek sumber daya manusia. Tetapi, mungkin kebanyakan orang berpikir bahwa aplikasi HRIS hanya berlaku untuk perusahaan atau bisnis besar saja. Apakah itu benar?
Mengapa Penting Menggunakan Aplikasi HRIS Bagi UMKM?
Banyak yang berasumsi bahwa aplikasi HRIS hanya diperuntukkan bagi perusahaan saja atau bisnis besar dengan karyawan yang banyak. Padahal sebenarnya tidak seperti itu.
Aplikasi HRIS juga bisa digunakan oleh bisnis kecil dan menengah atau startup yang baru saja berdiri. Karena sebagian besar tantangan bisnis adalah mengelola karyawan.
Untuk mengelola tenaga kerja pun membutuhkan waktu yang banyak dan proses yang panjang. Belum lagi, orang yang bertanggung jawab untuk melakukan ini pun harus memiliki skill yang mumpuni dan tanggung jawab yang besar dalam mengelolanya.
Aplikasi HRIS juga penting terutama bila di dalam bisnis tidak memiliki sumber daya manusia yang cukup dalam mengelola karyawan. Ada beberapa bisnis yang tidak memiliki divisi HR atau menggabungkan pekerjaan administratif seperti penggajian, perekapan data, pencatatan cuti, hingga penjadwalan dalam satu orang. Atau bahkan dilakukan oleh pemilik bisnisnya langsung.
Hal ini tentu saja bisa mempengaruhi pertumbuhan bisnis dimana untuk mengerjakan pekerjaan manual di atas membutuhkan waktu yang banyak. Sehingga bisa jadi, pemilik bisnis menghabiskan waktu untuk kegiatan administratif dan melewatkan waktu untuk mengembangkan pertumbuhan bisnis mereka.
Oleh karena itu, aplikasi HRIS dapat menjadi solusi bagi UMKM demi mengelola tenaga kerja sehingga dapat memaksimalkan perkembangan bisnis.
Keuntungan Aplikasi HRIS Bagi UMKM
Lalu, apa saja keuntungan aplikasi HRIS bagi UMKM? Berikut adalah penjelasannya:
Meningkatkan Efisiensi
Keuntungan yang paling terasa ketika menggunakan aplikasi HRIS adalah efisiensi meningkat. Pekerjaan operasional yang umumnya memakan waktu lama kini semakin cepat dilakukan dengan menggunakan aplikasi HRIS.
Anda tidak perlu lagi mengerjakan tumpukan kertas atau melakukan pekerjaan yang berulang setiap harinya. Serahkan pekerjaan manual dengan aplikasi HRIS. Sehingga ini juga bisa meningkatkan produktivitas karyawan.
Seperti contohnya, mengirimkan gaji saat tanggal payroll hingga distribusi slip gaji. Ketika melakukan ini, hanya beberapa klik saja di aplikasi HRIS bisa langsung terlaksana. Jadi, semakin hemat waktu kan?
Otomatisasi Pekerjaan Administratif
Manfaat aplikasi HRIS lainnya adalah pekerjaan administratif dapat dilakukan secara otomatis. Seperti penggajian karyawan atau jadwal karyawan.
Ketika mendekati penggajian, pemilik bisnis bisa menghitung gaji yang diterima karyawan sekaligus pemotongan BPJS hingga PPh 21. Selain itu, penambahan seperti reimbursement atau lembur juga dapat diatur secara fleksibel sesuai kebutuhan.
Jika pengaturan telah selesai dibuat, maka tinggal atur jadwal tanggal penggajian dan maka gaji pun akan terkirim otomatis. Begitu pula dengan jadwal karyawan yang bisa diatur secara otomatis terutama penjadwalan karyawan yang menggunakan shift.
Memantau Kehadiran Lebih Mudah
Salah satu fitur yang ada di aplikasi HRIS pada umumnya adalah fitur kehadiran karyawan. Karyawan bisa melakukan absensi masuk dan keluar tanpa perlu menggunakan fingerprint atau melakukan pencatatan di dokumen Excel.
Catatan kehadiran ini akan menampilkan waktu kapan karyawan masuk dan lokasi dimana karyawan absen. Semua bisa dilakukan dengan software HRIS,
Sehingga pemilik UMKM dapat memantau kehadiran karyawan lebih mudah secara kapanpun. Bahkan ini memudahkan bagi bisnis yang memiliki cabang di beberapa lokasi.
Mengelola SDM Lebih Efektif
Dengan mengadopsi teknologi HRIS, pekerjaan manual pun dapat ditinggalkan. Pemilik bisnis bisa mengelola karyawan dengan aplikasi mulai dari pencatatan kehadiran, cuti, jadwal karyawan, hingga penggajian.
Meminimalisir Human Error
Keuntungan aplikasi HRIS bagi UMKM lainnya adalah meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi pada karyawan. Misalnya, salah perhitungan gaji, salah pencatatan cuti karyawan atau salah memasukkan informasi karyawan.
Ketika perhitungan gaji, Anda tidak perlu khawatir bila salah menghitung atau memotong gaji karyawan. Karena di aplikasi HRIS telah tersedia perhitungan yang akurat serta telah mengikuti regulasi pemerintah seperti BPJS Ketenagakerjaan hingga PPh 21.
Selain itu, dengan aplikasi berbasis cloud juga bisa mengurangi dokumen kertas sehingga meminimalisir kehilangan data krusial karyawan. Karena aplikasi HRIS dapat menyimpan informasi karyawan dan informasi lainnya.
Akurasi Data
Tidak perlu khawatir dengan human error, aplikasi HRIS umumnya dapat melacak laporan seperti laporan kehadiran dan gaji serta menyimpan data secara akurat.
Dengan data yang akurat yang dicatat di aplikasi HRIS, Anda bisa melakukan pengambilan keputusan strategis untuk mengembangkan bisnis dan mengelola karyawan.
Praktis dan Mudah Digunakan
Dengan aplikasi yang bisa diinstal di smartphone maupun diakses melalui web app, aplikasi HRIS mudah digunakan. Selama terhubung dengan internet, software HRIS dapat digunakan dengan praktis dan dapat diakses kapanpun dimanapun.
Menghemat Pengeluaran Bisnis
Untuk memaksimalkan bisnis, tentu saja Anda perlu mengeluarkan biaya yang tidak sedikit demi mengelola karyawan sekaligus bisnis yang berlangsung. Terkadang dengan penggunaan berbagai macam tools atau aplikasi, ini bisa membuat pengeluaran menjadi membengkak.
Tetapi dengan aplikasi HRIS, Anda bisa menghemat pengeluaran lebih efisien dengan beragam fitur yang sangat berguna dalam manajemen karyawan Anda seperti kehadiran karyawan, jadwal karyawan, employee database, hingga penggajian karyawan.
Meningkatkan Pertumbuhan Bisnis UMKM
Terakhir, dengan pekerjaan yang telah dilakukan secara sistematis dan otomatis maka Anda bisa meningkatkan pertumbuhan bisnis. Tidak perlu lagi memantau kehadiran karyawan, merekap cuti hingga menghitung penggajian yang biasanya memakan waktu.
Sehingga Anda bisa memaksimalkan waktu untuk mengembangkan strategi bisnis UMKM dan meningkatkan laba bisnis agar lebih baik.
Fokus Kembangkan Bisnis UMKM dengan Fortius HRIS
Dengan aplikasi HRIS yang memiliki beragam manfaat, fungsi hingga keuntungan, kini saatnya Anda bisa memikirkan perkembangan bisnis kedepannya.
Untuk bersaing di pasar yang kompetitif ini, Anda perlu menyiapkan dan melakukan strategi demi mengembangkan bisnis UMKM. Untuk melakukan itu, Anda perlu menginvestasikan waktu dan aplikasi HRIS untuk mengurusi segala pekerjaan administratif.
Oleh karena itu, Fortius HRIS dapat menjadi solusi bisnis UMKM dalam menyederhanakan pekerjaan administratif. Fortius HRIS adalah software HRIS yang dapat diakses melalui mobile app dan web app.
Fortius HRIS memiliki beberapa modul unggulan seperti kehadiran karyawan, pengajuan cuti, penjadwalan karyawan, hingga penggajian lengkap dengan perhitungan lembur dan reimbursement.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai fitur-fitur dalam Fortius HRIS bisa mengunjungi website Fortius HRIS atau menghubungi tim kami melalui WhatsApp.
Penutup
Pada akhirnya, aplikasi HRIS diperuntukkan bagi segala jenis bisnis baik kecil, menengah, hingga besar. Aplikasi HRIS berfungsi untuk menyederhanakan tugas administratif seperti penggajian, kehadiran, hingga penjadwalan karyawan.
Ada berbagai keuntungan aplikasi HRIS bagi UMKM yakni meningkatkan efisiensi operasional bisnis, otomatisasi pekerjaan administratif, meminimalisir human error hingga dapat meningkatkan efisiensi waktu demi pertumbuhan bisnis.
Setelah mengetahui keuntungan aplikasi HRIS bagi UMKM, apakah Anda tertarik untuk mengadopsi teknologi ini? Kunjungi website Fortius HRIS untuk pelajari aplikasi HRIS yang bermanfaat bagi bisnis UMKM Anda.
Semoga artikel ini bisa memberikan insight baru untuk Anda!
