Dalam era digital saat ini, teknologi terus berkembang dan mempengaruhi berbagai aspek kehidupan. Ini juga berlaku di dunia kerja. Salah satu kemajuan yang signifikan adalah pengenalan sistem absensi online.
Sistem absensi online ini telah menggantikan metode absensi tradisional yang membutuhkan catatan manual atau perangkat keras khusus. Beberapa perusahaan atau bisnis pun kini telah menerapkan sistem tersebut karena memiliki banyak keuntungan.
Apa saja keuntungan sistem absensi online? Semua akan dijelaskan mulai dari pengertian absensi online dan akan diuraikan juga keuntungan sistem absensi online.
Pengertian Sistem Absensi Online
Sistem absensi online adalah sistem yang memungkinkan karyawan untuk mencatat kehadiran dan kegiatan mereka secara online atau digital. Sistem ini menggunakan perangkat lunak dan aplikasi web yang dapat diakses melalui perangkat seperti smartphone, tablet, hingga komputer.
Pengenalan sistem kehadiran online telah mengotomatiskan manajemen waktu dengan melacak jam kerja karyawan. Ini menjadi solusi untuk meningkatkan efisiensi dan efektif dibandingkan dengan cara manual yang belum tentu efektif.
Umumnya absensi karyawan hadir dalam bentuk magnetic card atau absensi RFID, biometrik, hingga sidik jari yang dipasang di depan pintu kantor guna mengidentifikasi dan merekam kapan karyawan tersebut hadir.
Sementara sistem absensi online biasanya memasukkan informasi pribadi mereka seperti nama, nomor identitas atau pegawai. Sehingga data karyawan pun tersimpan dan tinggal klik di aplikasi smartphone atau di perangkat mereka untuk melakukan absensi.
Pelahan, perusahaan menggunakan absensi online karena fleksibilitas untuk digunakan guna mengelola sumber daya manusia yang lebih baik.
Terutama ketika pandemi terjadi, sistem ini banyak diadopsi oleh berbagai bisnis karena dapat memudahkan karyawan untuk merekam kehadiran meskipun dari jarak jauh. Selain fleksibilitas dari jarak jauh, sistem absensi online pun juga memiliki berbagai manfaat.
Lalu, apakah sistem absensi online lebih baik daripada metode offline atau manual? Sebelum membahas itu, telusuri lebih lanjut mengenai keuntungan sistem absensi online.
Keuntungan Sistem Absensi Online
Mari cari tahu keuntungan dan manfaat apa saja yang didapatkan bila menggunakan sistem absensi online, berikut keuntungannya:
Mudah Digunakan
Keuntungan sistem absensi online yang pertama adalah dirancang untuk memudahkan penggunaan atau user friendly bagi karyawan dan manajemen. Karyawan dapat mengakses sistem ini dengan mudah melalui perangkat elektronik mereka yang sudah terhubung dengan internet.
Mereka hanya perlu memasukkan informasi pribadi mereka dan menandai kehadiran mereka dengan beberapa klik. Manajemen pun dapat dengan cepat mengakses data absensi karyawan dan melihatnya dalam bentuk yang mudah dibaca dan dikelola.
Kehadiran Langsung Tercatat Otomatis
Ketika karyawan clock-in atau clock-out di sistem absensi online, maka kehadirannya pun langsung tercatat otomatis oleh sistem. Ini menjadi lebih akurat dan mengurangi resiko kesalahan manusia yang mungkin terjadi ketika menggunakan metode absensi manual.
Data kehadiran pun langsung diintegrasikan dengan sistem manajemen sumber daya manusia untuk dipantau agar dapat memudahkan penghitungan jam kerja karyawan dan keperluan akademik lainnya.
Dapat Dipantau Secara Real-Time
Kelebihan sistem absensi online, manajemen bisa memantau kehadiran karyawan secara real-time atau pada saat itu juga. Manajemen dapat melihat jumlah karyawan yang hadir, yang sedang cuti atau sedang tidak masuk.
Fitur ini memudahkan manajemen untuk mengambil tindakan yang diperlukan secara cepat seperti mengatur jadwal penggantian hari atau menghubungi karyawan yang sedang tidak masuk tanpa keterangan sebelumnya.
Lebih Efisien
Manfaat absensi online lainnya adalah lebih efisien dalam mengurangi beban administrasi. Sistem ini memungkinkan penggunanya menghemat waktu dan sumber daya yang sebelumnya dibutuhkan untuk proses absensi manual.
Memudahkan Dalam Proses Rekapitulasi
Dengan sistem absensi online, data absensi lebih mudah diproses dan ditarik oleh departemen manajemen sumber daya manusia dimana bisa dipergunakan untuk urusan administrasi dan pemberian gaji.
Tidak perlu dipindahkan secara manual, semua sudah terekam di online. Penggajian pun bisa lebih cepat dan efisien karena rekapitulasi absen pun sudah otomatis tercatat.
Fleksibel dan Mudah Diakses
Keuntungan sistem absensi online selanjutnya adalah mudah sekali diakses dari mana saja dan kapan saja. Selama perangkat terhubung dengan internet, karyawan bisa melakukan absensi.
Bahkan ini memudahkan juga bagi karyawan yang bekerja secara remote atau work from home karena di sistem absensi online juga mencatat lokasi dimana karyawan sedang berada ketika clock-in atau absen kehadiran.
Menghindari Kecurangan dalam Absensi
Fungsi absensi online yang wajib kamu tahu adalah bisa menghindari kecurangan. Karena terdapat fitur GPS atau Global Positioning System (GPS) dimana sistem dapat melacak lokasi karyawan itu sedang berada dimana. Sehingga pencatatan jam dan tempat karyawan pun lebih akurat.
Oleh karena itu, ini dapat menghindari dan meminimalisir kecurangan yang terjadi. Karyawan pun tidak bisa memanipulasi kehadiran karena data digital akan dienkripsi secara otomatis.
Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Sering kali menggunakan absensi manual itu ‘repot’. Terkadang mesin yang error sehingga tidak bisa mencatat absensi. Ini bisa menurunkan semangat dan produktivitas karyawan.
Dengan absensi online, semua proses pun semakin mudah. Terutama ketika mengajukan cuti atau lembur karena biasanya menggunakan form manual yang memerlukan izin tanda tangan kepada atasan sebelum ke HR. Hal itu pun bisa menguras waktu sehingga tidak efisien.
Dengan aplikasi absensi online juga dapat memudahkan karyawan karena hanya dengan gerakan jari saja bisa dengan mudah mengajukan cuti.
Menjaga Lingkungan dengan Paperless
Keuntungan sistem absensi online yang terakhir adalah dapat menjaga lingkungan karena tidak perlu lagi menggunakan kertas atau paperless. Secara tidak langsung menjaga kelestarian alam dengan meminmalisir penggunaan kertas atau paperless. Jadinya lebih hemat dalam mengeluarkan biaya administrasi yang belum tentu efektif untuk perusahaan.
Kesimpulan
Absensi online adalah sistem yang memungkinkan karyawan untuk mencatat kehadiran dan kegiatan mereka secara online yang biasanya menggunakan perangkat dan terkoneksi dengan internet. Sistem absensi online ini mulai banyak digunakan oleh perusahaan karena memiliki beberapa keuntungan terutama untuk karyawan remote atau bekerja jarak jauh.
Jadi, sudah tahu kan apa saja keuntungan sistem absensi online? Beragam keuntungan yang bisa didapatkan antara lain lebih efisien, mudah digunakan, kehadiran langsung tercatat otomatis dan dipantau secara real time dan lainnya.
Keuntungan sistem absensi online tak hanya untuk karyawan saja tetapi juga untuk perusahaan khususnya untuk tim HR. Dengan teknologi ini dapat membantu pekerjaan departemen HR.
Karena zaman semakin maju dan manusia tidak bisa lepas dari teknologi yang ada, kini saatnya untuk mengintegrasikan teknologi dalam pekerjaan. Salah satunya adalah dengan menggunakan aplikasi sistem absensi online.
Bila kamu sedang mencari aplikasi sistem absensi online, Fortius HRIS adalah solusi yang tepat untukmu. Fortius HRIS adalah software untuk manajemen sumber daya manusia yang mana dapat digunakan untuk melakukan sistem operasional HR.
Adapun proses operasional HR yang dapat dilakukan dengan Fortius HRIS adalah absensi online, manajemen cuti karyawan, manajemen data karyawan, payroll hingga pengaturan jadwal karyawan.
Untuk informasi lebih lanjut bisa mengunjungi website Fortius HRIS untuk cari tahu fitur-fitur unggulan Fortius HRIS untuk membantu pekerjaan HR Anda.
