Pernah kebayang nggak sih para HR harus menghitung gaji pokok karyawan satu persatu beserta komponennya? Bakal pusing banget kan!
Nantinya hal ini juga akan berdampak pada keterlambatan distribusi gaji karyawan. Kebayang dong kenapa gaji kalian suka telat turun.
Tetapi seiring dengan perkembangan zaman yang sekarang sudah serba digital, perhitungan gaji pun bisa dilakukan secara digital melalui satu software payroll yang terintegrasi.
Nah, gimana sih software payroll bisa membawa kemudahan untuk para HR? Yuk simak keuntungan software payroll dalam artikel di bawah ini!
Pengertian software payroll
Apa itu software payroll? Software payroll merupakan suatu aplikasi yang dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses penggajian dalam sebuah perusahaan.
Proses penggajian karyawan atau payroll sendiri merupakan suatu proses pemberian keseluruhan kompensasi oleh perusahaan kepada para karyawannya, dalam jangka waktu atau pada waktu yang sudah ditentukan.
Software payroll tidak hanya menghitung gaji karyawan saja, melainkan keseluruhan komponen penggajian yang meliputi tunjangan, bonus, potongan-potongan, iuran BPJS hingga pajak.
Dengan komponen penggajian yang banyak, jika dilakukan secara manual tentu akan rawan kesalahan data dan memakan waktu lama. Ditambah jika perusahaan kalian memiliki karyawan yang banyak.
Maka dari itu, aplikasi payroll akan memudahkan HR dalam proses penghitungan gaji. Membuat perhitungan lebih menyingkat waktu, meminimalisir human error dan proses penggajian menjadi lebih mudah.
Sebelum melihat keuntungan software payroll lebih lanjut, mari pahami fungsi software terlebih dahulu.
Fungsi software payroll
Software atau aplikasi payroll memiliki fungsi yang sangat membantu HR dalam proses penggajian ataupun personalia sumber daya manusia karyawan. Fungsi software payroll antara lain:
- Mempermudah proses penggajian dengan melakukan perhitungan otomatis terkait gaji karyawan berdasarkan data kehadiran, tunjangan, dan potongan yang telah diatur sebelumnya.
- Berfungsi untuk menghitung gaji pokok, tunjangan, potongan, bonus dan benefit karyawan lainnya secara otomatis.
- Dapat membuat slip gaji yang rinci dan akurat untuk setiap karyawan, mencakup detail keseluruhan komponen penggajian.
- Dapat menghitung dan mengelola potongan pajak penghasilan sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.
- Memudahkan untuk merekap laporan yang rinci terkait data gaji dan informasi keuangan yang dapat digunakan untuk keperluan audit dan analisis.
Keuntungan software payroll
Tentu saja dengan fungsi software payroll yang beragam memberikan keuntungan untuk karyawan maupun perusahaan itu sendiri. Berikut beberapa keuntungan menggunakan software payroll :
Mengurangi kesalahan proses penggajian
Software payroll akan mencatat otomatis semua data kehadiran karyawan, termasuk informasi tentang karyawan yang datang terlambat atau mengajukan izin tidak masuk kerja. Data absensi yang masuk dalam sistem payroll ini nantinya akan otomatis mempengaruhi gaji karyawan.
Tanpa perlu takut kehilangan, tertinggal ataupun terlupa, data karyawan akan terupdate otomatis, ini membantu HR meringankan beban mereka.
Proses penggajian juga memiliki komponen yang banyak dengan seorang HR yang mengerjakan keseluruhan proses mulai dari menghitung gaji, potongan tunjangan dan lainnya akan memakan waktu lama. Terlebih kesalahan perhitungan/human error yang tidak bisa dihindari.
Software payroll meminimalkan proses gaji manual dengan otomatis terintegrasi melalui satu aplikasi yang bisa menghitung dan mengolah secara mandiri. Ini membuat pekerjaan HR menjadi lebih ringan dan efektif.
Proses penggajian bisa tepat waktu
Menggunakan software payroll bisa memaksimalkan waktu pengerjaan penggajian. Karena biasanya penggajian yang terlambat dikarenakan HR belum selesai merekap keseluruhan gaji karyawannya.
Maka dari itu, dengan penggunaan software payroll, penggajian bisa tepat waktu diberikan. Karena HR biasanya hanya akan menginput data saja dan sistem akan otomatis menghitung dan mengelola proses penggajian.
Menghemat pengeluaran perusahaan
Memakai software payroll bisa menekan pengeluaran perusahaan menjadi lebih sedikit. Karena dengan menggunakan software payroll selain untuk memproses penggajian, juga dilengkapi untuk mencetak slip gaji elektronik.
Dengan slip gaji elektronik, HR tidak perlu mencetak laporan penggajian secara manual. Hal ini menghemat biaya pengeluaran kertas dan print.
Selain itu nantinya slip gaji elektronik ini bisa langsung diterima oleh karyawan melalui aplikasi payroll ataupun melalui email pribadi masing-masing karyawan.
Keamanan data yang lebih baik
Keamanan data yang lebih baik juga menjadi keuntungan software payroll. Software payroll di desain dengan fitur keamanan untuk menjaga dan melindungi seluruh informasi data keuangan karyawan.
Hal ini diperlukan karena data penggajian karyawan yang disimpan secara manual rentan terhadap risiko kehilangan atau manipulasi data.
Selain itu, software payroll biasanya dilengkapi enkripsi data dan otorisasi akses. Ini dimaksudkan untuk membatasi hak akses ke modul dan informasi tertentu. Hanya pihak yang berwenang, seperti administrator, yang dapat mengakses data sensitif.
Slip gaji terdistribusi secara mandiri
Keuntungan software payroll lainnya yaitu mengurangi mobilitas karyawan untuk pengajuan ataupun menerima proses penggajian.
Software payroll mengoptimalkan pendistribusian slip gaji secara otomatis melalui satu aplikasi yang langsung terkirim ke aplikasi ataupun email masing-masing karyawan.
Hal ini memudahkan perusahaan dan karyawan karena tidak perlu lagi meminta slip gaji secara manual sehingga waktu kerja pun dapat dimanfaatkan dengan lebih efisien. Ini cocok banget untuk perusahaan dengan aktivitas remote, ataupun Hybrid.
Transparansi kepada karyawan
Menggunakan software payroll akan memudahkan karyawan melihat perhitungan gaji yang lebih rinci melalui aplikasi dan slip gaji yang diberikan.
Software payroll menghasilkan slip gaji yang disusun dengan rapi dan mudah dipahami oleh karyawan, serta meningkatkan transparansi terkait komponen pendapatan dan potongan.
Walaupun software payroll memberikan transparansi data tetapi keamanan akan tetap terjamin. Data akan tetap aman dalam software payroll.
Fleksibilitas mengelola penggajian
Sistem software payroll juga didesain untuk mengelola penggajian dengan mengikuti kebutuhan perusahaan. Desain software payroll mencakup beberapa aspek yang memungkinkan pengaturan dan adaptasi sesuai dengan kebijakan serta struktur organisasi perusahaan.
Sistem software payroll dapat dikonfigurasikan untuk mengkustomisasi dan menyesuaikan struktur gaji dengan berbagai tingkatan dan jabatan karyawan.
Lalu, software payroll dapat diatur untuk mengakomodasi berbagai jenis tunjangan dan potongan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Hal Ini mencakup aspek-aspek seperti asuransi kesehatan, dana pensiun, dan potongan-potongan lainnya yang dapat bervariasi antar perusahaan.
Selain itu, fleksibilitas software payroll juga mencakup kemampuan untuk memperbarui peraturan dan kebijakan gaji seiring waktu.
Kesimpulan
Menggunakan software payroll dapat menguntungkan dari berbagai aspek. Hal ini sangat membantu HR dalam melakukan pengelolaan penggajian.
Software payroll dirancang untuk memproses penggajian mulai dari pendataan karyawan hingga pendistribusian slip gaji elektronik.
Software payroll membuat proses penggajian lebih mudah, hemat waktu dan biaya serta meningkatkan keakuratan. Mempertimbangkan untuk beralih ke software payroll adalah keputusan yang tepat, mengingat manfaat yang dapat diperoleh dibandingkan dengan pengerjaan manual.
Fortius HRIS mengenalkan modul Payroll yang memiliki kemampuan pengelolaan penggajian menggunakan software yang terintegrasi, membuat proses penggajian secara otomatis dalam satu aplikasi.
Modul Payroll dari Fortius HRIS memungkinkan pengelolaan gaji karyawan yang dapat disesuaikan dengan pajak dan BPJS sehingga penghitungan gaji akan lebih akurat.
Selain itu, aplikasi Fortius HRIS Payroll dapat merinci perhitungan gaji dalam slip gaji yang didistribusikan melalui aplikasi langsung kepada masing-masing karyawan.
Aplikasi ini juga sangat fleksibel dengan file bank yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan.
Setelah mengetahui keuntungan software payroll sangat disayangkan jika tidak mencobanya! Cek selengkapnya di fortiushris.com untuk dapatkan demo gratis sekarang nikmati keuntungan proses penggajian yang mudah.
Demikian artikel yang mengenai keuntungan software payroll, semoga dapat memberikan insight baru dalam proses penggajian ya! Jangan lupa untuk lihat artikel lainnya mengenai penggajian ataupun payroll di Blog Fortius!
