Dalam sebuah perusahaan, kehadiran karyawan merupakan faktor penting agar berjalannya perusahaan. Memaksimalkan kehadiran karyawan pun dapat meningkatkan produktivitas sehingga perusahaan pun juga semakin berkembang maju.
Oleh karena itu, penting sekali untuk paham bagaimana cara mengatur manajemen kehadiran karyawan agar optimal bagi perusahaan. Ini merupakan tugas tim departemen HR dalam manajemen sumber daya manusia.
Sebelum mengetahui bagaimana cara manajemen kehadiran karyawan, ada baiknya kita ketahui dulu mengenai pengertian manajemen kehadiran karyawan, tujuan hingga caranya bagaimana.
Pengertian Manajemen Kehadiran Karyawan
Manajemen kehadiran karyawan adalah sistem untuk memantau dan melacak jam kerja karyawan perusahaan. Ini merupakan sistem yang digunakan untuk mengarsipkan waktu karyawan mulai bekerja hingga selesai bekerja.
Meskipun kehadiran terlihat sederhana tetapi sebenarnya seorang karyawan harus hadir dalam periode tertentu selama beberapa jam agar dianggap hadir. Setiap karyawan dengan peran jabatan yang berbeda memiliki jam kehadirannya tersendiri.
Kehadiran pun juga mencakup berbagai masalah seperti ketidakhadiran, disiplin waktu, penghitungan waktu, manajemen tenaga kerja, produktivitas dan lain sebagainya.
Sistem manajemen kehadiran karyawan ini bermacam-macam metodenya. Ada yang menggunakan cara manual seperti menggunakan kertas dokumen atau menggunakan spreadsheet.
Ada juga yang menggunakan mesin RFID, mesin sidik jari atau biometrik hingga yang paling terbaru adalah menggunakan software absensi online.
Tujuan Manajemen Kehadiran Karyawan
Lalu, apa tujuan manajemen kehadiran karyawan yang dilakukan oleh departemen HR? Berikut uraiannya:
Mempertahankan Akurasi Kehadiran
Tujuan manajemen kehadiran karyawan yang pertama adalah untuk mempertahankan akurasi kehadiran karyawan. Dengan adanya sistem ini, pencatatan waktu absensi pun terekam dan membatasi kesalahan yang tidak dapat dihindari.
Dengan akurasi kehadiran, informasi yang didapatkan pun tepat yang selanjutnya dapat membantu memberikan data sebagai bukti untuk melakukan pengupahan karyawan.
Meningkatkan Kedisiplinan
Dengan manajemen kehadiran karyawan yang efisien, ini dapat meningkatkan kedisiplinan karyawan tersebut.
Karena, bila kurang disiplin dalam perusahaan akan menyebabkan ketidakpastian, penundaan, dan variabilitas kualitas pekerjaan. Selain itu, kebiasaan kurang disiplin pun bisa diikuti oleh karyawan lainnya sehingga pekerjaan kurang optimal.
Mudah Untuk Memantau Kehadiran
Kelebihan sistem manajemen kehadiran karyawan selanjutnya adalah mudah untuk memantau kehadiran.
Bahkan sekarang dengan software absensi online, tim HR dapat melacak kehadiran dengan perangkat mobile dan dalam beberapa klik saja. Laporan kehadiran pun dapat ditarik yang memuat riwayat kehadiran para karyawan.
Tak hanya membuat laporan saja, ini juga mencakup lokasi dimana tempat karyawan absen clock-in maupun clock-out. Sehingga dapat dipantau secara real-time.
Meningkatkan Produktivitas
Tidak setiap waktu tim HR dapat memantau kehadiran karyawan. Pasti ada pekerjaan lain yang dilakukan. Sehingga butuh sebuah sistem yang otomatis untuk mencatat kehadiran karyawan.
Dengan adanya sistem ini, tim HR pun dapat meningkatkan produktivitas karena mereka dapat fokus melakukan pekerjaan lain yang lebih berharga. Dan pekerjaan pun menjadi lebih efektif.
Mengoptimalkan Pekerjaan
Pekerja shift memiliki jadwal kerja yang berbeda-beda yang telah diatur secara otomatis dan setiap hari, minggu bahkan bulan pun akan berbeda.
Bayangkan bila manajemen kehadiran kurang baik di sebuah pabrik produksi, maka pekerjaan pun akan tertunda dan akan berimbas ke divisi lainnya. Karena itu penting sekali mengatur kelancaran kehadiran karyawan dengan efektif.
Manajemen Alur Kerja Yang Lebih Sederhana
Dengan hadirnya sistem ini, alur pekerjaan pun semakin sederhana dan proses yang lebih cepat. Tidak perlu lagi proses yang panjang dan ribet terutama untuk proses rekapitulasi kehadiran.
Memudahkan Proses Penggajian
Salah satu fungsi manajemen kehadiran karyawan adalah untuk menginput proses payroll agar lebih mudah dan tepat sasaran. Sehingga penghitungan gaji dan tunjangan karyawan pun menjadi akurat sesuai dengan jam kehadiran.
Dapat Menghemat Biaya
Keuntungan sistem manajemen kehadiran karyawan yang lain adalah Anda dapat menghemat biaya. Karena tidak perlu lagi mengeluarkan biaya operasional dengan proses yang manual yang belum tentu efisien.
Cara Manajemen Kehadiran Karyawan
Setelah mengetahui tujuan manajemen kehadiran karyawan, mungkin terbersit bagaimana cara melakukannya?
Berikut adalah langkah manajemen kehadiran karyawan:
Mengukur Kehadiran Karyawan
Cara pertama yang dapat dilakukan adalah mulai mengukur kehadiran karyawan. Siapkan struktur dan peraturan untuk mengukur jam kehadiran karyawan.
Pertimbangkan juga alat untuk mendeteksi kehadiran karyawan seperti software absensi online.
Membuat Kebijakan Kehadiran
Langkah kedua dalam manajemen kehadiran karyawan adalah membuat kebijakan kehadiran. Kebijakan ini menjadi ‘panduan’ wajib yang dipegang oleh setiap karyawan perusahaan.
Umumnya kebijakan ini juga mencakup peraturan mengenai hari libur, jenis-jenis cuti hingga pengajuan cuti. Ini juga meliputi konsekuensi dari ketidakhadiran yang berlebihan atau penyimpangan kebijakan lainnya.
Identifikasi Mengapa Karyawan Tidak Hadir
Meskipun ada kebijakan kehadiran, tetapi bisa saja karyawan tidak hadir karena hal lain. Misalnya saja seperti adanya konflik internal antar karyawan, tidak ada rasa dihargai atau apresiasi dan sebagainya. Karena bila karyawan terus menerus membolos, ini akan mengurangi produktivitas karyawan.
Oleh karena itu, penting sekali untuk mengidentifikasi dan mengatasi karyawan yang tidak hadir dengan kekeluargaan. Bisa dengan melakukan 1 on 1 meeting, meditasi dan konseling.
Evaluasi Performa
Dengan melakukan evaluasi performa karyawan, ini akan menentukan apa saja kelebihan dan kekurangan karyawan tersebut selama bekerja. Apa saja yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan kembali demi tercapainya tujuan.
Evaluasi performa ini dapat dilakukan secara personal atau melalui meeting dengan supervisor dan pimpinan. Ini akan membangun relasi lebih baik lagi sekaligus pimpinan dapat melakukan cross check apakah karyawan tersebut memiliki kendala selama bekerja.
Memberikan Apresiasi dan Reward Atas Kehadiran
Memberikan sebuah penghargaan dapat mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas. Salah satunya adalah memotivasi untuk datang tepat waktu.
Reward yang dapat diberikan bisa berupa bonus uang tunai, penghargaan sebagai “employee of the month” dan berbagai penghargaan lainnya. Ini menjadi sebuah apresiasi yang bermakna bagi karyawan sehingga mereka akan merasa lebih dihargai oleh tim dan perusahaan.
Memberikan Feedback Positif
Dengan umpan balik atau feedback yang positif, ini akan membuat karyawan merasa lebih dihargai oleh tim dan perusahaan. Seorang pimpinan pun perlu memberikan komentar yang baik terutama bila karyawan tersebut mengalami kendala dalam pekerjaannya.
Tak hanya itu, dengan feedback yang membangun akan membuat karyawan terpacu untuk berkerja lebih baik ke depannya dan meningkatkan loyalitas terhadap perusahaan.
Memberikan Bantuan Pada Karyawan
Selain dengan feedback postif, memberikan bantuan juga menjadi alternatif lain untuk manajemen kehadiran karyawan yang baik. Karena karyawan mungkin saja merasa memiliki tekanan karena pekerjaannya sehingga membuatnya tidak hadir tepat waktu.
Dengan memberikan bantuan, ini bisa menolong karyawan untuk bekerja lebih baik. Selain itu, karyawan pun akan merasa diperhatikan oleh pimpinan dan manajemen perusahaan sehingga tekanan pekerjaan pun bisa berkurang.
Bantuan yang diberikan pun bisa bermacam-macam. Dapat melalui dari training atau pelatihan, tools atau alat yang menunjang pekerjaan dan lainnya.
Menggunakan Software Absensi Online
Salah satu cara mengelola kehadiran karyawan agar lebih efektif adalah dengan menggunakan software atau aplikasi absensi karyawan. Ini bisa membantu pekerjaan karyawan terutama untuk tim HR.
Absensi ini tentunya bisa diakses oleh segala perangkat dari mana saja dan kapan saja oleh setiap karyawan. Ini akan memudahkan pimpinan dan tim HR untuk memantau kehadiran setiap karyawan.
Ketika menggunakan perangkat absensi online, perlu mempertimbangkan beberapa hal yakni:
- Keakuratan kehadiran yang sebaiknya dilengkapi dengan GPS untuk melacak lokasi kehadiran karyawan
- Aplikasi mudah digunakan oleh siapa saja
- Dapat dipantau secara nyata atau real-time
- Sistem integrasi yang mudah yang dapat memudahkan pekerjaan HR lain seperti payroll
- Harga yang cukup bersaing dengan berbagai fitur unggulan.
Fortius HRIS
Fortius HRIS dapat menjadi salah satu solusi untuk absensi online karyawan perusahaan. Dilengkapi dengan GPS dan face recognition untuk pengenalan wajah yang membuat kehadiran semakin akurat.
Software ini juga mudah digunakan untuk clock-in dan clock-out karyawan hanya dengan berbagai klik. Selain itu, Fortius HRIS dapat menjadi all-in-one solution meliputi payroll, database karyawan, pengajuan cuti hingga pengaturan jadwal shift karyawan.
Kunjungi Fortius HRIS untuk informasi lebih lanjut.
