Sebagai seorang karyawan, tentu pernah mendengar istilah payroll. Tetapi, untuk yang belum memiliki pengalaman bekerja mungkin masih merasa awam dengan istilah ini.
Lalu, apakah kamu tahu apa itu payroll?
Di dalam artikel ini, kamu akan mempelajari tentang payroll mulai dari pengertian, manfaat, metode payroll hingga bagaimana metode penghitungannya. Simak selengkapnya disini.
Pengertian Payroll
Payroll adalah sistem untuk menentukan besaran kompensasi atau gaji yang diterima oleh karyawan yang dibayarkan pada jangka waktu atau tanggal tertentu.
Sistem ini bisa merujuk ke daftar karyawan yang dibayar atau jumlah total uang yang dibayarkan kepada karyawan tersebut. Umumnya payroll dikelola oleh departemen human resource (HR) atau bagian akuntansi.
Ketika melakukan penggajian, ada beberapa hal yang meliputi penggajian yakni pelacakan jam kerja atau kehadiran, menghitung gaji dan mengirimkan pembayaran melalui setoran langsung ke rekening bank karyawan.
Tak hanya itu saja, perusahaan juga harus melakukan fungsi akuntansi untuk mengkalkulasikan gaji yang harus diterima. Komponen penghitungan gaji pun meliputi pemotongan pajak, bonus, tunjangan, upah lembur, cuti sakit, BPJS, hingga asuransi.
Penggajian dapat dijalankan dengan secara manual dengan pembukuan untuk bisnis yang tidak memiliki banyak karyawan. Biasanya bisa dilakukan oleh pemilik langsung.
Namun untuk bisnis atau perusahaan besar, biasanya menggunakan aplikasi atau software payroll untuk efisiensi dan penghitungan gaji yang akurat.
Setiap bisnis atau perusahaan memiliki tanggal penggajian masing-masing. Umumnya di antara tanggal 23-27 di akhir bulan. Tetapi bisa berubah tergantung kebijakan perusahaan tersebut.
Tahapan Proses Payroll
Dalam melakukan payroll, terdapat beberapa proses yang umumnya dilakukan oleh perusahaan yaitu:
Menyiapkan Daftar Jumlah Karyawan
Menyiapkan daftar jumlah karyawan yang akan dibayar oleh bisnis atau perusahaan.
Menentukan Kebijakan Penggajian
Dalam hal ini, perusahaan atau bisnis perlu menentukan kebijakan dan mendapatkan persetujuan dari manajemen untuk memastikan pelaksanaan standar dalam penggajian.
Ini termasuk kebijakan gaji, kebijakan cuti, kebijakan kehadiran, kebijakan tunjangan dan lainnya.
Mengumpulkan Data Karyawan
Mengumpulkan informasi karyawan yang meliputi detail rekening bank, formulir pajak, dan kontrak kerja. Ini sangat penting untuk pemrosesan penggajian. Biasanya data ini sudah dikumpulkan pada saat karyawan bergabung di tim yang bersangkutan.
Validasi Data Karyawan
Setelah data diterima, periksa kembali validitas perincian sehubungan dengan kebijakan perusahaan, model persetujuan, dll.
Pastikan bahwa semua karyawan aktif dan tidak ada mantan karyawan yang disertakan untuk pembayaran gaji dan kepatuhan.
Penghitungan Gaji Kotor
Pada tahap ini, dilakukan proses penggajian sesuai dengan input data yang telah divalidasi. Penghitungan ditentukan berdasarkan berbagai faktor, seperti jam kerja reguler, lembur, komisi, bonus, dan penghasilan lainnya.
Pengurangan dan Pemotongan
Proses ini melibatkan pemotongan berbagai jumlah dari gaji kotor, termasuk pajak penghasilan, kontribusi jaminan sosial, premi asuransi kesehatan, kontribusi program pensiun, dan pemotongan lainnya.
Pendistribusian Gaji
Dalam tahap ini, gaji yang sudah dilakukan pemotongan resmi didistribusikan sesuai dengan rekening bank masing-masing karyawan.
Pendistribusian ini sesuai dengan tanggal yang telah disepakati atau sesuai dengan kebijakan perusahaan dan karyawan akan menerima gaji bersih.
Kepatuhan Pajak
Bagi yang melakukan proses penggajian perlu memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan. Karena pemberi kerja bertanggung jawab untuk menahan jumlah pajak penghasilan yang sesuai dari penghasilan karyawan dan mengirimkannya ke otoritas pajak.
Pendistribusian Payslip
Setelah melakukan pelaporan pajak ke otoritas pajak terkait, karyawan akan menerima payslip atau slip gaji. Ini bersifat wajib bagi perusahaan untuk mengeluarkan slip ini sesuai dengan Peraturan Pemerintah No 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2.
Umumnya payslip juga menunjukkan detail gaji yang diterima hingga rincian pemotongan pajak hingga BPJS terkait.
Pelaporan Penggajian
Membuat laporan penggajian, termasuk daftar penggajian, laporan pajak, dan laporan akhir tahun, memfasilitasi pencatatan yang akurat dan kepatuhan terhadap persyaratan pelaporan.
Metode Payroll
Ada beberapa metode penggajian yang dilakukan oleh perusahaan atau bisnis, yakni:
Payroll Berbasis Excel
Penggajian dilakukan secara manual dengan menginput data-data dan penghitungan menggunakan lembar Excel atau Spreadsheet.
Ketika menggunakan metode ini, biasanya mereka melakukan penghitungan menggunakan template perhitungan yang ada. Tetapi metode ini memiliki beberapa keterbatasan dan kekurangan.
Beberapa kekurangan dari penggajian berbasis Excel yaitu
- Kemungkinan kesalahan matematis karena kekeliruan atau salah input data secara manual
- Kesulitan menambah atau menghapus karyawan dari daftar gaji
- Peluang duplikat data dan penghilangan entri
- Perlu memantau pembaruan pajak dan perubahan UU yang berlaku.
Outsourcing Penggajian
Bila bisnis masih kecil atau tidak memiliki banyak karyawan, umumnya mereka akan menggunakan jasa tenaga kerja luar yang bersifat outsource untuk mengelola penggajian.
Pihak outsource akan melakukan penghitungan berdasarkan data yang diterima dari pemilik bisnis. Tentu saja pihak outsource yang melakukan tugas ini tetap harus mematuhi peraturan dan bersifat transparan serta pemilik bisnis punya kontrol penuh terhadap hal ini.
Software atau Aplikasi Payroll
Karena penghitungan Excel bisa menimbulkan kesalahan atau kurangnya kepercayaan menggunakan tenaga outsource, maka software payroll ini menjadi alternatif metode penggajian.
Dengan aplikasi payroll, penghitungan gaji dilakukan secara otomatis bahkan dapat melakukan pemotongan pajak dan BPJS. Ini juga dapat terintegrasi dengan sistem absensi karyawan sehingga proses penggajian pun bisa menjadi lebih singkat, efisien dan penghitungan pun menjadi akurat.
Tak hanya itu saja, karyawan pun dapat mendapatkan slip gaji secara otomatis yang akan dikirimkan di email masing-masing setiap bulannya.
Metode Penghitungan Gaji Karyawan
Setelah mengetahui metode penggajian, kini cari tahu apa saja metode penghitungan gaji karyawan.
Metode Netto
Metode penghitungan gaji yang pertama adalah dengan metode netto.
Metode ini menentukan seberapa besar gaji yang akan diterima oleh karyawan setelah dipotong iuran jaminan sosial seperti BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan serta pajak penghasilan sesuai dengan UU yang berlaku.
Dengan begitu, karyawan pun akan menerima gaji bersih dari perusahaan yang telah mengkalkulasikan pemotongan tersebut.
Metode Gross
Metode kedua adalah metode gross dimana metode ini mengharuskan karyawan membuat penghitungan secara mandiri dan melakukan pembayaran sejumlah pajaknya.
Artinya perusahaan akan membayar gaji tanpa memotong atau menghitung gaji dan tanpa membayar iuran jaminan sosial.
Sehingga karyawan pun diharuskan untuk mandiri untuk menghitung, memotong dan membayar potongan gajinya untuk iuran jaminan sosial dan pajak.
Metode Gross-Up
Metode terakhir adalah gross-up dimana perusahaan akan menawarkan tunjangan gaji karyawan sesuai dengan besaran pajak dan iuran jaminan sosial, seperti BPJS ketenagakerjaan dan kesehatan.
Perusahaan yang menggunakan metode ini akan menanggung kewajiban dan kontribusi pajak. Tetapi karyawan juga bertanggung jawab untuk membayar kewajiban pajaknya sendiri. Sehingga karyawan perlu memberitahu manajemen setelah membayar pajak mereka.
Manfaat Payroll
Ada beberapa manfaat yang didapatkan dari penggajian baik untuk perusahaan maupun karyawan. Manfaat payroll yaitu:
Mengetahui Rincian Laporan Gaji
Dengan adanya payroll, karyawan dapat mengetahui rincian gaji setiap bulannya. Mulai dari gaji kotor berapa hingga pemotongan pajak, BPJS hingga gaji bersih yang diterima.
Selain itu, dengan penggajian juga karyawan dapat memperoleh slip gaji dan dapat mengakses slip gaji tersebut kapan saja karena umumnya slip gaji didapatkan melalui email.
Menghemat Waktu HR
Bagi perusahaan, payroll memungkinkan tim HR untuk menghitung gaji dengan lebih cepat dan efisien.
Terutama bila penggajian menggunakan sistem yang terintegrasi dengan sistem absensi kantor yang akan menghitung secara otomatis upah yang akan diterima karyawan. Ini membuat HR dapat fokus dengan tugas lainnya.
Karena itu kini banyak perusahaan telah mengadopsi teknologi untuk kegiatan operasional bisnis. Teknologi yang dimaksud pun adalah menggunakan software atau aplikasi penggajian.
Software Payroll Fortius HRIS
Fortius HRIS adalah software payroll yang dapat menghitung dan menjadwalkan penggajian secara otomatis.
Dirancang sesuai dengan penghitungan pemotongan pajak dan iuran jaminan sosial, Fortius HRIS dapat menjadi solusi untuk payroll bisnis atau perusahaan.
Didukung sistem yang terintegrasi dengan attendance Fortius HRIS, payroll pun bisa dilakukan dengan efektif dan efisien. Informasi lebih lanjut dapat mengunjungi website Fortius HRIS.
Sekarang sudah tidak merasa asing kan tentang payroll. Payroll adalah sistem untuk menentukan besaran gaji yang diterima dalam jangka waktu tertentu oleh karyawan.
Sudah paham kan tahapan proses, metode payroll hingga metode penghitungan payroll dan manfaat payroll? Tentu saja payroll di setiap bisnis dan perusahaan bisa berbeda, tergantung dari kebijakan masing-masing.
Semoga artikel ini dapat memberikan wawasan baru terutama tentang payroll.
