Perusahaan yang berjalan pastinya melakukan penggajian. Penggajian berfungsi sebagai alat untuk memberikan imbalan kepada karyawan.
Dalam melakukan penggajian biasanya perusahaan menggunakan sistem penggajian yang disebut payroll.
Untuk perusahaan mungkin tidak asing dengan istilah payroll, tetapi tidak semua orang tau apa itu payroll dan apa kegunaannya. Maka dari itu, dalam artikel ini akan mengupas tuntas mengenai payroll dari pengertian hingga komponen perhitungannya.
Sebelum masuk dalam pembahasan, mari ketahui terlebih dahulu tentang gaji karyawan.
Apa itu gaji karyawan?
Secara umum, gaji adalah imbalan atau upah yang dibayarkan secara periodik, yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang telah melaksanakan kewajibannya sebagai pekerja.
Gaji juga berarti hak karyawan untuk mendapat bayaran yang sesuai dengan pekerjaan yang telah dilakukan.
Gaji biasanya diterima secara teratur setiap bulan, dengan jumlah yang sudah ditentukan dan dibagikan pada waktu yang telah ditetapkan.
Pengelolaan gaji karyawan dinamakan penggajian yang diawasi dan dikelola oleh HRD. Lebih lanjut tentang sistem penggajian mari simak dibawah ini.
Pengertian payroll
Payroll bisa disebut sebagai sistem penggajian yang ditetapkan di dalam perusahaan. Payroll adalah sistem penggajian yang lebih modern untuk melakukan penggajian karyawan dengan memanfaatkan aplikasi gaji karyawan.
Sistem penggajian sendiri merupakan rangkaian prosedur dan kebijakan yang digunakan oleh perusahaan untuk menghitung, mengelola, dan menentukan pembayaran gaji kepada karyawan.
Sistem penggajian tidak hanya terbatas pemrosesan gaji saja, tetapi melibatkan berbagai rincian penggajian lainnya, termasuk gaji pokok, tunjangan, pajak penghasilan, potongan jaminan sosial dan kesehatan, pembayaran bonus, kompensasi, benefit, iuran BPJS, dsb.
Maka dari itu payroll hadir untuk mempermudah mengelola seluruh proses penggajian karyawan serta komponen yang mempengaruhi gaji mereka untuk perhitungan gaji setiap bulan. Selain itu, sistem ini digunakan agar HRD tidak lagi menghitung gaji karyawan secara manual.
Manfaat payroll
Payroll jelas mempermudah HRD dalam mengelola proses penggajian karyawan. Tetapi tidak hanya itu, menggunakan sistem ini memberi manfaat untuk HR maupun karyawan yaitu:
- Dengan sistem penggajian, dapat mengurangi kesalahan human error pada saat proses penghitungan gaji karyawan.
- Menghemat tenaga karyawan yang berdampak pada pengeluaran perusahaan untuk biaya gaji karyawan.
- Kepercayaan dan kepuasan karyawan terhadap perusahaan dapat terjalin berkat penerapan sistem penggajian yang teratur.
- Menghemat waktu pengelolaan menjadi lebih singkat.
- Membantu memastikan bahwa perusahaan mematuhi aturan dan peraturan ketenagakerjaan serta perpajakan yang berlaku.
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kepada karyawan.
- Lebih efektif karena karyawan bisa mengakses informasi gajinya sendiri tanpa harus bertanya ke HR.
Fungsi menggunakan payroll
Payroll memiliki fungsi yang cukup membantu dalam melakukan pengelolaan penggajian. Payroll berfungsi untuk menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan, sesuai dengan dasar pembayaran yang ada dikontrak. Tentu saja ini membantu karyawan mendapat upah secara tepat waktu.
Selain itu, payroll bermanfaat untuk memproses, menyeimbangkan, dan menyelaraskan data penggajian dengan data karyawan. Proses penggajian dengan juga bonus, tunjangan, uang lembur, hingga menghitung, menyetor dan melaporkan perpajakan karyawan.
Tanggal pengeluaran payroll
Pada dasarnya lama proses dan pengeluaran gaji dan melakukan payroll tergantung kebijakan penggajian oleh masing-masing perusahaan. Perusahaan mengeluarkan gaji bisa di awal bulan, tengah bulan maupun akhir bulan.
Umumnya perusahaan melakukan penggajian di tanggal 25 setiap bulannya. Jika tanggal 25 terhalang oleh libur nasional, biasanya perusahaan akan memajukan atau bahkan memundurkan tanggal gajian karyawan.
Komponen perhitungan gaji
Selain untuk menghitung gaji, di dalam payroll ada komponen penggajian lainnya yang nantinya komponen inilah yang menentukan berapa gaji yang diterima karyawan saat periode penggajian. Berikut komponen gaji yang ada di dalam sistem penggajian:
Gaji pokok
Gaji pokok merupakan komponen utama dalam penggajian, karena sebagian besar upah terdapat dalam gaji pokok. Gaji pokok adalah imbalan dasar yang dibayarkan perusahaan kepada pekerja atas hasil kerja yang dilakukan.
Setiap perusahaan atau industri kerja memiliki nominal gaji yang berbeda, tergantung kesepakatan awal karyawan dengan perusahaan. Selain itu pemerintah Indonesia telah menetapkan UMP dan UMK pada setiap daerah sebagai landasan pemberian upah minimum.
Tunjangan
Tunjangan juga menjadi komponen gaji. Tunjangan merupakan insentif yang diberikan perusahaan di luar dari gaji pokok. Tunjangan dibagi menjadi 2 yaitu tunjangan tetap dan tidak tetap.
Tunjangan tetap diberikan secara teratur diberikan sebagai tambahan dari gaji pokok dengan jumlah yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan tunjangan tidak tetap diberikan dalam situasi atau keadaan tertentu, dan jumlahnya dapat bervariasi.
Tunjangan memiliki berbagai jenisnya tergantung masing-masing perusahaan. Berikut beberapa tunjangan yang biasa diberikan untuk pekerja di Indonesia :
- Tunjangan harian
- Tunjangan makan siang
- Tunjangan jabatan
- Tunjangan kesehatan
- Tunjangan pensiun
- Tunjangan hari raya
- Tunjangan transportasi
Pajak penghasilan (PPh 21)
Penghitungan pajak juga dapat dilakukan secara otomatis melalui sistem payroll. Pajak yang dikenakan biasanya adalah pajak penghasilan atau PPh 21.
Pajak penghasilan merupakan jenis pajak yang dikenakan pada wajib pajak pribadi dan badan berdasarkan jumlah penghasilan selama setahun.
Pajak penghasilan bisa disetorkan secara mandiri oleh karyawan tersebut atau dilakukan oleh perusahaan (atau pihak lain yang bertindak sebagai pemotong), tetapi pembayaran pajak tersebut menjadi tanggung jawab karyawan.
Jika pembayaran pajak dilakukan oleh perusahaan, sistem payroll bisa otomatis memisahkan gaji dengan pajak yang akan dibayarkan.
Bonus dan benefit
Bonus dan benefit juga termasuk komponen, jadi tenaga kerja yang mendapat insentif bonus akan masuk dalam perhitungan sistem penggajian.
Bonus dan benefit bisa bermacam-macam bentuknya, tergantung kebijakan perusahaan yang menetapkan.
Iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan
Biasanya perusahaan akan melibatkan program BPJS sebagai tunjangan kesehatan karyawannya. BPJS Kesehatan untuk karyawan iurannya diambil dari perhitungan gaji si karyawan.
Besaran iuran BPJS Kesehatan adalah 5%, 4% dibayar oleh perusahaan dan 1% dibayar oleh karyawan.
Sedangkan BPJS Ketenagakerjaan terdiri dari beberapa program seperti Jaminan Hari Tua, Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Pensiun, Jaminan Kematian, dan Jaminan Kecelakaan Kerja.
Besaran persen iurannya berbeda-beda tetapi pembagiannya tetap sama, ada yang dibayar oleh perusahaan dan karyawan.
Hal-hal yang mempengaruhi payroll
Sistem penggajian bisa dipengaruhi oleh banyak hal tergantung kinerja karyawan dan kebijakan perusahaan. Berikut hal-hal yang dapat mempengaruhi gaji di payroll :
Kehadiran
Kehadiran akan mempengaruhi gaji karyawan, jika karyawan tersebut termasuk rajin maka tidak ada pemotongan gaji dari gaji pokok.
Sedangkan apabila karyawan absen tanpa alasan yang jelas atau mengambil cuti tidak berbayar akan memotong gaji pokok.
Besaran pemotongan akan disesuaikan dengan total ketidakhadiran karyawan dalam periode waktu tertentu.
Lembur
Lembur juga mempengaruhi payroll. Biasanya karyawan yang melakukan lembur akan mendapat upah lembur.
Tetapi pengaruh lembur terhadap gaji dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan, tingkat upah lembur yang ditetapkan, dan peraturan ketenagakerjaan.
Potongan utang dan denda
Jika karyawan melakukan kesalahan dan mendapat denda maka akan mempengaruhi gaji karyawan tersebut.
Baik denda atau utang akan secara langsung mengurangi jumlah gaji pokok karyawan.
Jabatan, lama kerja, kompetensi karyawan
Selain itu faktor dari jabatan, lama kerja, dan kompetensi masing-masing karyawan akan mempengaruhi gaji.
Setiap pangkat jabatan memiliki perbedaan gaji menyesuaikan tanggung jawab jabatan yang diemban. Semakin banyak tanggung jawabnya semakin mendapat gaji yang lebih sepadan.
Lama kerja juga menjadi penentu, semakin lama masa kerjanya, karyawan akan mendapatkan lebih banyak pengalaman sehingga bayarannya pun meningkat sesuai jam terbangnya.
Begitu pula dengan kompetensi karyawan yang akan berbeda-beda setiap karyawan, sertifikasi keahlian juga menjadi salah satu faktor penentu jumlah gaji mereka.
Beralih ke sistem payroll bersama Fortius HRIS
Seperti yang telah dibahas sebelumnya bahwa payroll akan memudahkan proses penggajian. Sistem penggajian manual sudah tidak lagi relevan, selain kurang efektif untuk mengelolanya secara manual, juga rentan terhadap kesalahan data.
Sekarang bisa mulai untuk beralih ke sistem penggajian untuk mengelola proses penggajian dengan mudah, efisien dan meminimalisir kesalahan perhitungan. Fortius HRIS menyediakan fitur payroll dengan berbagai keuntungan dalam satu aplikasi.
Anda bisa mengkalkulasi gaji dengan perhitungan pemotongan pajak dan BPJS, mengatur tanggal cut-off payroll, hingga mendistribusikan payslip. Semua komponen gaji tersedia dalam satu aplikasi payroll Fortius HRIS.
Dengan penggunaan yang mudah dan akurasi tinggi, membuat HRD tidak lagi pusing untuk menghitung penggajian karyawan
Kesimpulan
Perkembangan zaman membawa teknologi dalam HR semakin canggih sekarang perhitungan gaji dapat dilakukan melalui sistem aplikasi gaji atau payroll.
Payroll berguna untuk membantu HR dalam mengelola dan memproses penggajian. Tidak hanya mengelola gaji pokok, ini juga bisa menghitung bonus, benefit, tunjangan, bpjs, dan lainnya.
Kesimpulannya, payroll membuat pengelolaan gaji lebih efisien, menghemat waktu, hingga meminimalisir terjadinya kesalahan data.
Fortius HRIS menawarkan solusi payroll dengan penghitungan gaji karyawan otomatis dan akurat sesuai regulasi. Kunjungi Fortius HRIS untuk informasi selengkapnya.
Demikian artikel ini, semoga dapat menambah insight baru ya! Kunjungi Blog Fortius untuk melihat artikel bermanfaat lainnya!
