Apakah kalian tau bahwa uang pribadi yang dipakai untuk urusan perusahaan dapat digantikan? Nah, ini dia yang dinamakan reimbursement.
Sederhananya reimbursement biasanya dikeluarkan untuk urusan kantor untuk mengganti uang pribadi yang terpakai untuk kegiatan perusahaan.
Reimbursement juga menjadi cara bagi perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan tidak mengalami kerugian finansial pribadi akibat melaksanakan tugas bisnis atau tugas pekerjaan lainnya.
Lebih lanjut, kita cari tahu pengertian reimbursement, jenis reimbursement, apa saja yang bisa di-reimburse dan syarat mengajukan reimbursement dalam artikel dibawah ini ya!
Pengertian Reimbursement
Apa itu reimbursement? Reimbursement adalah suatu istilah yang merujuk pada penggantian atau pembayaran kembali kepada karyawan atas biaya yang telah dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan.
Sederhananya, reimbursement adalah kompensasi penggantian biaya ganti rugi atas pengeluaran pribadi karyawan.
Uang ini dikeluarkan oleh perusahaan untuk menggantikan uang pribadi karyawan yang terpakai untuk aktivitas perusahaan. Biasanya, hal ini berkaitan dengan perjalanan bisnis, mulai dari tiket pesawat, hotel, hingga makanan.
Maka dari itu, jika sedang melakukan aktivitas perusahaan yang melibatkan duit pribadi, tidak perlu khawatir karena nantinya perusahaan mempunyai sistem reimburse yang akan mengganti duit pribadimu.
Tentu sistem reimbursement mempunyai syarat mengajukan reimbursement sendiri. Umumnya perusahaan meminta invoice atau bukti pembayaran sebagai bukti keaslian penggunaan uang tersebut.
Selain itu tidak semua hal bisa di-reimburse oleh perusahaan, hal ini tergantung pada kebijakan di masing-masing perusahaan.
Jenis-Jenis Reimbursement
Secara umum reimbursement dibagi menjadi 3 jenis, yaitu :
Taxes (pajak)
Reimbursement jenis ini digunakan dalam proses pembayaran pajak. Pembayaran pajak biasanya sudah dilakukan oleh perusahaan pada saat penggajian. Maka dari itu, jika seorang karyawan telah membayar pajak secara mandiri, dapat mengajukan reimburse kepada perusahaan.
Insurance (asuransi)
Reimbursement juga tidak asing dalam dunia asuransi. Biasanya terjadi saat seorang pemegang polis memerlukan biaya untuk perawatan medis dan tidak sempat untuk menghubungi pihak asuransi.
Sehingga pemegang polis harus menanggung biayanya sendiri. Kemudian, pemegang polis dapat mengajukan reimbursement kepada pihak asuransi.
Legal
Reimbursement legal berkaitan dengan tunjangan reimbursement. Jenis ini merujuk pada pembayaran sebagai ganti waktu dan uang yang dikeluarkan dalam prospek dan perkembangan keuangan.
Apa saja yang bisa di-reimburse?
Sebelum mengetahui syarat mengajukan reimbursement, perlu untuk diketahui bahwa tidak semua aktivitas perusahaan dapat di-reimburse.
Mari ketahui apa saja hal-hal yang bisa di-reimburse atau dikompensasi oleh perusahaan:
Biaya perjalanan bisnis
Pertama, karyawan dapat mengajukan reimbursement setelah melakukan perjalanan bisnis. Perusahaan biasanya tidak jarang meminta karyawannya untuk melakukan perjalanan bisnis ke luar kota atapun ke luar negeri.
Reimbursement memungkinkan karyawan untuk mendapatkan penggantian biaya yang telah dikeluarkan selama perjalanan. Hal ini dilakukan dengan menyertakan bukti pengeluaran seperti tiket transportasi, akomodasi, dan pengeluaran lainnya sesuai kebijakan perusahaan.
Operasional bisnis
Selain itu, karyawan juga bisa melakukan pengajuan reimbursement terkait biaya operasional bisnis. Seperti contohnya, jika membeli perlengkapan kantor dengan menggunakan biaya pribadi. Lalu jika melakukan meeting di luar kantor dan menggunakan biaya pribadi saat menyewa tempat.
Tetapi ada beberapa operasional bisnis yang tidak bisa di-reimburse, antara lain :
- Melakukan pertemuan dengan klien tanpa izin perusahaan.
- Mendapatkan denda saat mengendarai mobil perusahaan.
- Mengikuti pelatihan dan biaya langganan non bisnis.
- Melakukan perjalanan pribadi.
Penggantian biaya kesehatan
Sebagian perusahaan juga melakukan reimbursement dalam hal tunjangan kesehatan karyawan.
Seperti contohnya, jika karyawan tersebut memerlukan untuk biaya pengobatan atau membeli obat obatan, perusahaan dapat menanggung tergantung kebijakan perusahaan tersebut.
Selain itu, perusahaan biasanya memberikan tunjangan kesehatan melalui BPJS ketenagakerjaan untuk perlindungan karyawan.
Cara dan Syarat Mengajukan Reimbursement
Setelah mengetahui apa itu reimbursement beserta jenis reimbursement dan apa saja hal yang bisa dikompensasi, mari ketahui cara dan syarat mengajukan reimbursement di bawah ini :
Pahami proses reimbursement
Pertama, jika ingin mengajukan reimburse haruslah memahami proses reimbursement di perusahaan anda masing-masing. Pahami lah persyaratan dan alur untuk pengajuan reimbursement agar tidak terjadi kekeliruan.
Pastikan untuk membaca pedoman perusahaan terkait reimbursement, termasuk dokumen-dokumen yang diperlukan, batas waktu pengajuan, dan langkah-langkah yang harus diikuti.
Siapkan dokumen yang akan diajukan
Syarat mengajukan reimbursement yang kedua adalah tentu saja harus mengajukan dokumen yang diperlukan. Dokumen ini akan menjadi bukti terlampir bahwa anda melakukan pengeluaran tersebut.
Biasanya dokumen yang dipersiapkan seperti nota atau bukti pembayaran yang sah, seperti invoice, resep obat, kuitansi, dan sebagainya. Dokumen haruslah asli agar dapat dipercaya bahwa kamu tidak melakukan kecurangan.
Ajukan segera
Disarankan untuk mengajukan reimbursement sesegera mungkin setelah menyelesaikan kegiatan perusahaan. Karena dalam proses ini, perusahaan umumnya membutuhkan waktu.
Beberapa perusahaan bahkan menerapkan batas waktu pengajuan reimbursement, seringkali dalam rentang waktu 3 hingga 7 hari setelah kegiatan berakhir.
Dengan mengajukan permohonan segera, dapat memastikan bahwa proses reimbursement dimulai dengan cepat dan dapat segera mendapatkan penggantian biaya yang dikeluarkan selama kegiatan tersebut.
Hal ini juga membantu menjaga agar anda tetap sesuai dengan kebijakan perusahaan terkait waktu pengajuan reimbursement.
Melakukan pengecekan ulang
Setelah semua dokumen lengkap, pastikan untuk mengecek ulang hal-hal yang di-reimburse untuk memastikan uang yang dikeluarkan sudah sesuai.
Hal ini menghindari adanya multiple reimbursement, yaitu mengajukan reimbursement yang tidak ada sangkut pautnya dengan keperluan perusahaan. Nantinya perusahaan akan menganggap ini adalah kecurangan.
Hitung kembali pengembalian uang
Syarat mengajukan reimbursement yang terakhir adalah jika pengajuan reimbursement telah diterima, jangan lupa untuk menghitung kembali pengembalian biaya yang anda terima.
Hal ini mencegah adanya ketidaksesuaian reimburse yang anda ajukan dengan uang yang anda terima.
Jika ternyata ada kekurangan, anda berhak dapat mengajukan ulang sesuai dengan bukti yang dimiliki.
Kelola reimbursement Anda dengan Fortius HRIS
Sekarang mengajukan reimbursement tidak lagi repot mengisi form dan mengajukan secara manual ke HR. Fortius HRIS mengenalkan modul Expenses dimana mengajukan reimbursement menjadi mudah melalui satu aplikasi yang terintegrasi.
Dengan memanfaatkan aplikasi pengajuan reimbursement dari Fortius HRIS, perusahaan dapat meningkatkan transparansi, akurasi, dan efisiensi dalam pengelolaan reimbursement dan memberikan manfaat baik bagi karyawan maupun perusahaan.
Kesimpulan
Setelah yang telah dijelaskan bahwa reimbursement secara sederhana adalah proses penggantian uang atau pembayaran kembali oleh perusahaan kepada karyawan atas pengeluaran yang telah mereka keluarkan untuk kepentingan perusahaan.
Ajukan reimbursement semakin mudah dengan software reimbursement bersama Fortius HRIS untuk menyederhanakan pengajuan serta pengelolaan reimbursement dan meningkatkan efisiensi perusahaan anda. Cek selengkapnya di sini.
Semoga artikel mengenai reimbursement hingga syarat mengajukan reimbursement dapat menambah insight baru! Dan jangan lupa cek Fortius Blog untuk melihat artikel bermanfaat lainnya.
