Dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan, kini banyak bisnis mengadopsi software HRIS atau aplikasi HRIS. Tujuannya adalah tidak lain untuk mengelola sumber daya manusia (SDM) agar lebih maksimal.
Tanpa bisa dipungkiri, dengan adanya teknologi berbasis perangkat lunak ini memudahkan pekerjaan. Salah satunya adalah aplikasi HRIS yang banyak digunakan oleh berbagai industri dan bisnis dalam manajemen karyawan.
Namun, masih banyak yang masih bingung bagaimana cara memilih aplikasi HRIS. Pasalnya, masih banyak yang belum memahami software HRIS ini yang memberikan banyak keuntungan. Dengan memanfaatkan aplikasi HRIS yang tepat, hal ini dapat memberikan pengaruh positif dalam pertumbuhan bisnis.
Pengertian HRIS
Mari mulai mengenal apa itu HRIS terlebih dahulu. HRIS atau singkatannya ialah Human Resources Information Software merupakan adalah suatu perangkat lunak (software) yang digunakan untuk memelihara, mengelola, dan memproses secara otomatis pekerjaan HR dalam mengelola sumber daya manusia dalam sebuah organisasi, perusahaan, maupun bisnis.
Pada dasarnya, HRIS merupakan ‘jalan dua arah’ dimana informasi tentang karyawan disampaikan ke dalam organisasi dan begitu pula sebaliknya. Sehingga ini akan menciptakan sinergi positif yang menawarkan interaksi yang lancar dan efektif tanpa kendala seperti menggunakan cara manual atau menggunakan kertas.
Software HRIS memiliki beberapa fungsionalitas untuk mengerjakan pekerjaan HR pada umumnya. Seperti kehadiran karyawan, database karyawan, pengajuan cuti, pengajuan reimbursement hingga penggajian dapat dilakukan dengan software ini.
Sistem informasi ini menjadi alat untuk melakukan manajemen yang berfokus pada SDM dimana dapat memfasilitasi pencatatan dan pelaporan yang akurat. Dengan otomatisasi dan sinkronisasi data yang tersedia dalam sistem HRIS, ini dapat menjadi sumber pengambilan keputusan yang terpercaya.
Selain itu, beberapa manfaat menggunakan aplikasi HRIS antara lain:
- Meningkatkan efektivitas pekerjaan HR.
- Meminimalisir human error yang mungkin diakibatkan karena pekerjaan manual.
- Efisiensi waktu karena pekerjaan administratif telah diotomatisasi dalam sistem.
- Hemat biaya operasional.
- Meningkatkan produktivitas karyawan sehingga tidak perlu melakukan pekerjaan manual dan memakan waktu lama.
- Pencatatan dan pelaporan yang akurat dapat menjadi penentu keputusan yang dapat menjadi strategi bisnis.
- Dapat berfokus pada pekerjaan lebih strategis dan bernilai tinggi untuk bisnis.
Setelah mengetahui manfaat atau keuntungan aplikasi HRIS, kini pahami bagaimana cara memilih aplikasi HRIS yang tepat.
Cara Memilih Aplikasi HRIS
Memilih aplikasi HRIS yang tepat adalah keputusan penting bagi sebuah bisnis. Baik itu bisnis skala besar maupun kecil, Anda perlu memahami terlebih dahulu apa tujuan bisnis Anda dan kebutuhan apa saja yang harus terpenuhi demi tercapainya tujuan tersebut.
Berikut beberapa tips yang dapat membantu Anda bagaimana cara memilih aplikasi HRIS yang tepat bagi bisnis Anda.
Menentukan Kebutuhan Bisnis yang Jelas
Cara pertama yang dapat dilakukan adalah menentukan kebutuhan bisnis Anda. Karena belum tentu bisnis kecil atau menengah memiliki kebutuhan yang sama dengan bisnis yang berskala besar.
Misalnya, apa saja pekerjaan administratif HR yang ingin dicapai? Apa tujuan Anda menggunakan software HRIS? Fitur apa saja yang dibutuhkan? Bagaimana Anda ingin melacak kehadiran karyawan? Apakah Anda membutuhkan penggajian otomatis dengan perhitungan hingga langsung transfer kepada karyawan? Atau apakah Anda membutuhkan software HRIS untuk mengatur penjadwalan shift karyawan?
Hal-hal seperti ini perlu Anda tentukan dan pahami terlebih dahulu sebelum memilih layanan atau vendor HRIS agar kedepannya bisa memutuskan dan memilih aplikasi HRIS yang tepat untuk bisnis Anda.
Melakukan Riset Pasar
Setelah menemukan dan memahami kebutuhan bisnis yang diinginkan, kini lakukan riset pasar untuk mencari vendor software HRIS. Berbagai vendor dan rekomendasi aplikasi HRIS tersebar di Indonesia sehingga Anda tak perlu khawatir kebingungan dalam memilihnya.
Buatlah daftar vendor HRIS yang menawarkan produk yang konsisten dengan kebutuhan dan tujuan bisnis Anda. Sebaiknya luangkan waktu untuk mengumpulkan informasi rinci tentang setiap vendor.
Skalabilitas
Selanjutnya adala mempertimbangkan skalabilitas bisnis Anda dalam jangka panjang. Apakah sistem HRIS ini akan memfasilitasi kebutuhan SDM bisnis Anda? Apakah penggunaan HRIS bisa mengakomodasi pertumbuhan bisnis? Karena pastinya menggunakan HRIS ini adalah investasi besar yang tentunya akan digunakan dalam waktu lama.
Fitur Yang Ditawarkan
Tips memilih aplikasi HRIS selanjutnya adalah pastikan vendor HRIS menawarkan fitur yang dibutuhkan oleh bisnis Anda. Apakah vendor tersebut menyediakan banyak fitur dalam satu aplikasi? Gunanya untuk memudahkan pengguna sehingga tidak perlu memiliki banyak tools.
Atau apakah vendor tersebut dapat menyesuaikan fitur yang dibutuhkan secara kustom untuk bisnis Anda? Karena bisa jadi beberapa bisnis memiliki kebutuhan khusus yang mana membutuhkan layanan khusus.
Sehingga penting untuk mengidentifikasi kebutuhan Anda dan mengaitkannya dengan fitur-fitur yang ditawarkan. Misalnya, apakah Anda membutuhkan sistem payroll dengan PPh 21 dan BPJS atau sistem penjadwalan shift secara weekly atau biweekly yang dapat diubah kapanpun.
Fleksibilitas
Seperti yang telah disebutkan di atas bahwa tidak semua bisnis memiliki kebutuhan yang sama. Oleh karena itu, Anda bisa memastikan apakah sistem HRIS tersebut dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis atau tidak.
Karena sebagai pemilik bisnis, Anda ingin fitur sistem HRIS yang sesuai dan menjadi solusi bagi kebutuhan.
Kemudahan Penggunaan
Salah satu kunci penting dalam memilih aplikasi HRIS adalah kemudahan penggunaan. Pastikan bahwa aplikasi HRIS memiliki user interface yang ramah pengguna dan intuitif.
Anda bisa menunjuk tim HR atau karyawan mencoba menggunakan akun demo terlebih dahulu untuk testing aplikasi tersebut. Semakin sederhana prosesnya maka ini memudahkan karyawan dalam mengimplementasikannya.
Dengan begitu, implementasi aplikasi HRIS dapat berjalan lancar dan menghemat waktu sehingga tidak perlu pelatihan tambahan.
Integrasi
Selanjutnya adalah perhatikan integrasi software HRIS dengan sistem lain yang telah Anda gunakan. Misalnya jika Anda mewajibkan absensi karyawan dengan mesin fingerprint, apakah bisa diintegrasikan langsung ke software HRIS? Atau apakah sistem HRIS dapat terintegrasi dengan sistem keuangan atau manajemen kerja?
Pastikan bahwa sistem HRIS yang Anda pilih dapat terhubung dengan sistem lainnya. Hal ini untuk memudahkan karyawan dan dapat meningkatkan koordinasi antar departemen.
Layanan Support
Tips lainnya adalah perhatikan apakah vendor HRIS memiliki layanan support yang memadai. Apakah mereka menawarkan pelatihan dan bagaimana cara implementasi pelatihan yang akan dilakukan. Lalu bagaimana layanan dukungan yang akan diberikan bila suatu hari software memiliki kendala atau masalah.
Jadi, pastikan untuk memilih vendor yang menawarkan dukungan yang memadai.
Pertimbangkan Budget
Budget menjadi salah satu faktor terpenting dalam memilih aplikasi HRIS. Pertimbangkan biaya yang akan dikeluarkan dalam memilih software. Biaya tersebut termasuk biaya implementasi, biaya pemeliharaan, biaya add-ons hingga biaya pelatihan bila ada.
Pertimbangkan juga biaya yang akan dikeluarkan dalam jangka tertentu misalnya bulanan atau tahunan dan juga sesuaikan dengan karyawan bisnis Anda.
Meninjau Ulang Pilihan Vendor
Ketika pertimbangan faktor-faktor di atas telah ditentukan, kini buatlah daftar vendor yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
Bandingkan daftar vendor tersebut dengan beberapa faktor pertimbangan seperti fitur, integrasi, fleksibilitas, kemudahan, hingga harga yang ditawarkan.
Anda juga bisa mengunjungi website untuk mempelajari lebih lanjut dan melihat ulasan dari perusahaan atau klien yang menggunakan layanan vendor tersebut dari banyak sumber. Hal ini untuk menambah insight dan meninjau ulang pilihan Anda.
Memilih Vendor Terpercaya
Setelah melakukan riset pasar dan peninjauan ulang, Anda bisa memilih vendor yang terpercaya.
Jika telah menentukan vendor mana yang dirasa tepat, Anda bisa menghubungi vendor tersebut dan melakukan konsultasi sesuai dengan kebutuhan. Nantinya vendor akan memberikan presentasi meeting dan mendemokan bagaimana cara menggunakan aplikasi HRIS.
Merencanakan Implementasi
Setelah menghubungi vendor software HRIS dan dirasa tepat untuk memenuhi kebutuhan, Anda bisa merencanakan sistem HRIS untuk diimplementasikan dalam bisnis.
Anda bisa membuat tim implementasi yang bertanggung jawab dalam mengelola implementasi yang terdiri dari tim Anda dan juga tim vendor. Selain itu, buatlah timeline proyek agar implementasi berjalan sesuai rencana.
Terakhir, rencanakan pelatihan implementasi yang tak hanya ditujukan untuk bagian HR atau administratif saja tetapi seluruh karyawan bisnis Anda.
Fortius HRIS, Solusi Aplikasi HRIS Bagi Bisnis
Jika Anda saat ini sedang mencari aplikasi HRIS untuk manajemen karyawan bisnis Anda, Fortius HRIS dapat menjadi solusi yang dapat diandalkan.
Fortius HRIS adalah software atau aplikasi HRIS yang bertujuan untuk pengelolaan SDM agar lebih optimal. Software ini dapat diakses melalui web app dan mobile app dengan beragam modul dan fitur unggulan.
Modul tersedia mulai dari Attendance untuk melacak kehadiran karyawan, Schedule untuk membuat jadwal shift karyawan, Employees sebagai database karyawan, hingga Payroll untuk penggajian. Dan masih ada beberapa modul dan fitur lainnya yang berguna untuk menyederhanakan pekerjaan administratif lainnya.
Tak perlu khawatir, Fortius HRIS dapat digunakan untuk company size dari skala kecil hingga besar untuk memenuhi kebutuhan bisnis dalam industri apapun. Konsultasi sekarang dengan tim kami untuk mendapatkan solusi kebutuhan Anda.
Demikian artikel mengenai tips cara memilih aplikasi HRIS yang tepat untuk bisnis Anda. Semoga Anda bisa mendapatkan wawasan lebih dari pemaparan artikel ini dalam memilih software HRIS di masa mendatang.
